Wenn die Besucher*innen nicht zur Messe können, muss die Messe zu den Besucherinnen. Wie sich das im Detail darstellt, wie virtuelle Messen aussehen, wie sie organisiert werden und was es dabei alles zu beachten gibt, erfährst du in diesem Artikel!
Was ist eine virtuelle Messe?
Messen sind Fixpunkte im Arbeitsjahr zum Austausch, Inspirieren, Trends entdecken, Kunden Akquirieren und mit der Branche Netzwerken.
Für viele sind sie unerlässlich in Sachen Bekanntheit innerhalb der Branche und Kundengewinnung - aber was, wenn keine Messen möglich sind?
Virtuelle Messen sind die Lösung. Sie funktionieren als digitale Abbilder von dir bekannten physischen Messen - nur eben online und nicht ortsgebunden. Besucherinnen bewegen sich auf einem digitalen Messeumfeld, können sich online durch Messehallen bewegen und vorbei an einem Foyer, Räumen für Workshops, Bühnen mit Speakerinnen und Messeständen. Eben so, wie du es auch von traditionellen Messen kennst - nur vom heimischen Schreibtisch aus.
Wie bei ihren Vorbildern sind auch virtuelle Messen zeitlich begrenzt und folgen einer eigenen Agenda. Manchmal werden die Angebote aufgezeichnet und sind dann auch im Nachgang noch zugänglich.
Virtuelle Messen können auch neben dem offensichtlichen Zweck der Digitalisierung einer Messe, auch zu internen Veranstaltungen großer Firmen wie jährlichen Kick-Offs oder etwa für virtuelle Partnerveranstaltungen eingesetzt werden.
Virtuelle vs. konventionelle Messe - Wo ist der Unterschied?
Virtuelle und digitale Messen unterscheiden sich vor allem in zwei Punkten. Hier erfährst du was das bedeutet.
Der Ort
Während eine konventionelle Messe an einem bestimmten realen Ort stattfindet, bleibt der virtuellen Messe nur ein virtueller Raum. Für den Einzelnen macht das natürlich einen merkbaren Unterschied im Arbeitsalltag aus. Derzeit ist das allerdings nicht immer möglich.
Das mag für einige betrüblich sein, allerdings hat auch eine virtuelle Messe einige Vorteile: Für Ausstellerinnen entfallen teils immense Kosten für einen aufwendigen Messestand, der oft nur teilweise recycelt werden kann. Auch Reise und Hotelkosten entfallen sowohl für Veranstalterinnen, als auch für die Besuchenden. Zeitsparender ist es auch - das Gesamterlebnis ist aber definitiv etwas anders.
Die Kommunikation
Auch die größten Fans der Digitalisierung werden es bestätigen: Es geht nichts über den persönlichen Kontakt zu Menschen. Das ist auch ein Punkt, den viele Menschen an Messen schätzen. Persönlicher Austausch, das Feedback und die Gespräche mit Kundeinnen und potenziellen Kundeninnen, das Netzwerken mit Kolleginnen und Kollegen.
Virtuelle Messen müssen sich hier verschieden Hilfsmitteln bedienen, um die Interaktivität zu gewährleisten: mit Hilfe von Chats, Webinaren und interaktiven Streams, Social Media Integrationen wird das erreicht.
Vorteile einer virtuellen Messe
Während des Lockdowns besteht oft keine andere Wahl, als die schon angedachte Messe in den virtuellen Raum zu verlegen. Aber das hat durchaus viele Vorteile, die es auch in Erwägung zu ziehen gibt, wenn zukünftig hybride Modelle aus konventionellen und virtuellen Messen geplant werden können.
Kosten sparen
Wenn du deine Messe ins Netz verlegst, entfallen einige Kosten: Miete der Location, Kosten für Caterer, Service- und Sicherheitspersonal. Aussteller sparen Kosten für den Messestand, für Hotel und Unterkunft und letzteres entfällt auch für Besucher.
Nachhaltigkeit
Eine virtuelle Messe ist eine nachhaltige Sache und eignet sich somit hervorragend zum Beispiel für Green Events und alle die nachhaltig organisieren möchten. Denk an all die Messeaufbauten und -stände, viele der Sweaprialien und Möbel können nicht wiederverwendet werden und werden entsorgt. Auch das Catering und die vielen Einmalbestecke, Gläser und Servierschalen werden schnell ein großer Berg. Es entfallen auch sämtliche teils ungebrauchte Give-aways und Papiermengen in Form von Flyern und Informationsmaterial.
Datenerhebung und Analyse
Während du dich bei einer herkömmlichen Messe auf möglichst aufmerksamkeitsstarke Designelemente verlassen musst, und vielleicht nur erfassen kannst, wer seine Daten bei dir hinterlassen hat, bieten virtuelle Messen ganz andere Formen von Daten. Besuchszeiten, Verweildauer, Quantität und Art der Interaktivität und Leads sind sogar in Echtzeit auswertbar. Viele Tools bieten sogar Anbindungen an die geläufigen CRM-Tools - so kannst du einen Messe-Lead sofort in deinem System erfassen und verarbeiten.
Hygiene und Sicherheit
Während einer weltweiten Pandemie und darüber hinaus ist Hygiene ein wichtiger Punkt, der für virtuelle Messen spricht. Nahezu kein Ansteckungspotential bringen virtuelle Konzepte mit sich und waren 2020 oft die einzige Möglichkeit überhaupt eine Messe stattfinden zu lassen. Auch die Personalkosten für Sicherheitsfachkräfte vor Ort kannst du dir sparen.
Was ist ein virtueller Messestand?
Ein virtueller Messestand hängt eng mit dem Begriff „Virtuelle Realität“ zusammen, mit einem virtuellen Messestand schaffst du einen digitalen Zwilling eines Messestandes, der auch in der physischen Wirklichkeit existiert oder existieren könnte.
Um die Simulation digital zum Leben zu erwecken sind verschiedenste Softwarelösungen möglich.
Das eigentliche Ziel eines virtuellen Messestandes: Messegäste - oder vielmehr Userinnen sollen ihn besuchen können wie einen echten Messestand. Einer der wichtigsten Punkte, die es dabei zu beachten gilt, ist die Interaktivität. Ein virtueller Messestand limitiert die Kommunikationskanäle. Die Verantwortung ihn erlebbar zu machen, liegt in der Verantwortung der Veranstalterinnen. Kommunikation ist hier das A&O! Wie bei einem realen Messestand solltest du Informationsmaterial in Form von Broschüren anbieten. Hier kommt schon einer deiner Vorteile bei einem virtuellen Messestand: Während du sonst nur die Broschüren anbieten kannst, die du vorher ausgedruckt und mitgenommen hast, stehen dir bei einem virtuellen Messestand Verlinkungsmöglichkeiten des gesamten Internets zur Verfügung - du kannst viel besser auf bestimmte spezielle Anfragen eingehen.
Damit zusammenhängend: Setze unbedingt auf Interaktivität! Schaffe Möglichkeiten zur Interaktion mithilfe von Videochats für 1:1 und Gruppengespräche, Text-Chats, Möglichkeiten zum Liken, Teilen und Beiträge auf Social Media posten.
Spannend sind in diesem Zusammenhang natürlich auch innovative digitale Möglichkeiten wie Virtual Reality und 3D Darstellung. In einer Studie von Digital Affin wurde deutlich, dass sich 33% der Teilnehmer*innen einen virtuellen Messestand mit 3D und VR wünschen, während 67% darauf verzichten können. Das kann mehrere Schlüsse nahelegen: Besuchende sind an diese relativ neuen Technologien noch nicht gewöhnt oder vielleicht sogar überfordert, oder sehen sie schlichtweg als unnötig. Je nach Zielgruppe und Branche können diese Ergebnisse auch unterschiedlich interpretiert werden. So sind VR und 3D auf Tech- und Innovationsmessen wohl verbreiteter als auf Landwirtschaftsmessen.
Maximilian Mayr, Geschäftsführer des Digitalisierungsvorreiters und Technologieunternehmens vystem, gibt dahingehend einige wichtige Tipps zum Thema virtueller Messestand: „Nimm deinen Teilnehmer*innen schon Ganz am Anfang die Skepsis gegenüber dem vielleicht neuen digitalen Format, zum Beispiel mit einem kurzen Begrüßungs- und Erklärvideo. Du hast mit einem virtuellen Messestand quasi unermessliche Möglichkeiten was Gestaltung und Informationen angeht. Überflute deine Teilnehmenden nicht, sondern gib gut ausgewählte einzelne Stücke wie Videos, Fotos, PDFs und Linksammlungen hauptsächlich zu deiner eigenen Firmenwebsite frei."
Virtuelle Messen bringen das gewohnte Gefühl einer konventionellen Messe direkt zu deinen Besucher*innen nach Hause. Das Bild zeigt die IFA in Berlin.
Planung einer virtuellen Messe
Auf den ersten Blick erscheint das Planen einer virtuellen Messe wie ein Mammut-Projekt, erst recht, wenn es ursprünglich gar nicht als virtuelle Messe geplant war.
Übrigens sind die größten Fehler beim Organisieren von virtuellen Messen laut Meyer recht leicht zu beheben: “Oft fehlt ein strukturierter Ablaufplan. Denn der Prozess zur Planung, Bewerbung und Durchführung von digitalen Veranstaltungen wird leider häufig unterschätzt, worunter die Qualität einer virtuellen Messe leidet. Eine detaillierte Organisation ist bei virtuellen Messen fast noch relevanter als bei offline Veranstaltungen. "Patzer" können live überspielt werden. Ist beispielsweise ein Speaker oder eine Speakerin bei einer virtuellen Messe nicht zum angeworbenen Zeitraum verfügbar, fällt es schwer diese Lücke zu füllen.”
Schritt 1: Messekonzept erstellen
Zunächst sollte klar werden, welches Konzept und welche Ziele du mit deiner virtuellen Messe verfolgen willst. Wen willst du ansprechen, wen willst du mit welcher Aussage erreichen? Was unterscheidet deines von anderen Konzepten, mit denen du im Wettbewerb stehst - was ist dein USP? Wann soll deine Messe stattfinden?
Digitalen Messeplan erstellen
Genau wie bei einer herkömmlichen Messe müssen auch bei einer virtuellen Messe Rahmenbedingungen für die einzelnen Stände der Aussteller festgelegt werden. Ein Raumplan muss her! Wie sind einzelne Stände angeordnet und wie groß sind sie? So kannst du Richtlinien für deine Aussteller und deren Planung festlegen.
Speaker*innen festlegen und Programm organisieren
Speakerinnen und Programm sind wichtige Zugpferde für dein Marketing, je interessanter Ausstellende und Teilnehmende dein Programm finden, desto eher werden sie zusagen. Suche dir Speakerinnen und arbeite Programmpunkte detailgetreu aus. Zögere nicht deine favorisierten Speaker*innen mehrfach anzusprechen.
Einladungsmanagement innovativer Aussteller*innen
Speakerinnen und Ausstellerinnen gehen oft Hand in Hand. Setze auf qualitative Aussteller, die zu deinem Thema wertvolles beizutragen haben und sprich sie persönlich an. Für eine breite Aufmerksamkeit eignen sich Mailverteiler, Pressemitteilungen und klassisches Online-Marketing.
Marketingmaterialen erstellen
Es ist ein Irrglaube, dass gute Produkte und Ideen kein Marketing brauchen. Sorge dafür, dass du bei deiner Zielgruppe Interesse weckst und das Interesse dann hältst. Bespiele möglichst unterschiedliche Kanäle: Social Media, Newsletter, Webseiten, Online-Marketing, Print, PR, Fachmagazine - alles wo du deine Zielgruppe erreichst.
Einladungsmanagement Besucher*innen
Keine Messe ohne Besucher*innen. Du willst sicher so viele Menschen wie möglich auf deine Messe locken - immerhin können bei einer virtuellen Messe gleich noch mehr Menschen virtuell anwesend sein. So viele Menschen und Adressen und verschiedene Newsletter und Gruppen zu verwalten klappt am besten mit einem Tool wie Sweap. So sendest du die richtigen Informationen an die richtige Zielgruppe und bekommst einen guten Überblick über Reporting und relevante Kennzahlen.
Wichtig: Interaktivität / Technik
Dies ist kein eigener Schritt an sich, aber trotzdem extrem wichtig: Stelle unbedingt sicher, dass die Technik einwandfrei funktioniert. Interaktivität ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren von virtuellen Messen. Dafür muss die Technik stimmen. Patzer können auf Live-Messen unter Umständen überspielt werden. Aber wenn die Technik bei einer virtuellen Messe nicht mitspielt, ist die gesamte Messe in Gefahr.
Dry Run
Keine Show ohne Generalprobe. Das gilt fürs Theater, Konzerte und alle Bühnen der Welt - und auch für virtuelle Messen. Probiere alles aus, lass Teammitglieder, die nicht direkt an der Umsetzung gearbeitet haben, oder auch fachfremde Freunde und Bekannte deine Messeumgebung auf Herz und Nieren Prüfen. Laden auch alle Aussteller*innen ein, das Gleiche zu tun.
Showtime
It´s Showtime: Jetzt wird es spannend! Wie auch bei einer herkömmlichen Messe solltest du die Durchführung dieses Event in die Hände von erfahrenen Event- oder Projektmanagern legen, damit nichts schiefgehen kann.
Nachbereitung
Die Messe ist vorbei? Es ist aber noch nicht ganz geschafft, in der richtigen Nachbereitung kann der Schlüssel für den Erfolg liegen. Eine erfolgreiche Nachbereitung kann aufwendiger sein, als es auf den ersten Blick erscheint.
Daten sichten und KPIs erstellen - Eine virtuelle Messe hat den Vorteil, dass du Unmengen von Daten in Echtzeit sammeln kannst. Das beschert allen Beteiligten viel bessere Insights: Über Klickzahlen, Reichweite, Besuche und Besuchsdauer, welche Stände und welches Sweaprial am meisten angeschaut wurden und so weiter. Fasse die wichtigsten Kennzahlen zusammen - für deine Aussteller*innen, die Presse, die Gäste und zukünftige Events.
Budgetkontrolle - Der Tag der Wahrheit! Passen alle Rechnungen? Kontrolliere noch einmal das Budget.
Feedback und Dankeschön: Sende ein Dankeschön an alle Beteiligten und auch die Gäste und frage nach Lob und Kritik. Notiere dir die Vorschläge für zukünftige Planungen.
Presse: Erfolgsmeldungen und die KPIs, die du im ersten Schritt gesammelt und analysiert hast, kannst du in einer erneuten Pressemitteilung mitteilen, vielleicht hast du ja die erste virtuelle Messe der Branche realisiert - oder konntest mit einer anderen Neuerung aufwarten? Darauf solltest du auf jeden Fall hinweisen.
Erfolgsmessung: Hast du deine Ziele erreicht? Halte alle Details hierzu ebenfalls fest.
Virtuelle Messe Software
Für die Umsetzung einer erfolgreichen virtuellen Messe ist eine gute Softwarelösung unerlässlich. Technisches Versagen lässt sich, wie bereits erwähnt, bei einer virtuellen Veranstaltung kaum überspielen. Sweap bietet dir eine verlässliche Software für Teilnehmermanagement, genauer gesagt für Gästeregistrierung und Gästemanagement, darüber hinaus bietet Sweap eine Schnittstelle zu anderen Plattformen.
Für virtuelle Messen arbeiten wir mit dem Partner vystem, einer Software für digitale Messen von Isardigital. Diese Software bietet Live-Bühnen und Vorträge, 1:1 und Gruppengespräche, eigene Designumsetzungen, Gated Content, aktive Besucheransprache und natürlich ein Analytics-Bereich. Ein Fallbeispiel für die Zusammenarbeit von Sweap und vystem findest du unter anderem hier, zusammen wurden beide Systeme für die Umsetzung der erstmals digital stattfindenden Bildungsmesse verwendet.
Beispiele für virtuelle Messen
Virtuelle Messen können in den verschiedensten Branchen stattfinden - zugegeben haben es einige leichter als andere. So sind die oben erwähnte Bildungsmesse, wie weitere Messen rund um das Thema Bildung und Weiterbildung, Job- und Karrieremessen oder Messen mit hauptsächlich digitalen Themen wie Online-Marketing (z.B. DMXCO), Digitalisierung oder etwa Gaming eher in einer virtuellen Umgebung umzusetzen. Zumal das Publikum dort sehr online-affin ist und sich auf einer neuen digitalen Oberfläche sicher schnell zurechtfindet. Anders ist es wohl bei traditionellen Themen, einer nicht online-affinen Zielgruppe oder etwa Themen, die mehrere Sinne erfordern - etwa einer Messe für die Parfümerie oder Gastronomie. Aber auch hier finden sich neue virtuelle Messekonzepte, auch wenn hier wohl nach der Pandemie wohle eher hybride Konzepte zu finden sein werden, damit der Geruchs- und Geschmackssinn nicht zu kurz kommt. Aktuelle Beispiel sind die Leitmesse für Hotellerie und Gastronomie intergastra, die erstmals virtuell statt fand oder aus dem Bereich Agrar de Agriculture2food.
Ein weiteres Beispiel für eine virtuelle Messe für Einzelhändler findest du z.B. bei Faire.
Fazit
Zugegeben, der Switch zu virtuellen Messeangeboten war für die meisten Veranstalter*innen nicht freiwillig - es gab bedingt durch die Pandemielage schlicht keine andere Möglichkeit. Doch könnte der Umbruch auch Gutes haben: Virtuelle Messen haben vielerlei Vorteile - erhöhte Reichweite, bessere Daten, Nachhaltigkeit, Kosteneffizienz und nicht zuletzt Hygiene. Das „Menscheln“ fehlt allerdings. „Die Zukunft wird hybrid sein“, meint auch Maximilian Mayr. "Die Kombination einer offline Messe, begleitet und ergänzt durch eine digitale Parallel-Veranstaltung, werden wir in Zukunft öfter antreffen können.”