5 häufige Fehler bei der Event-Planung – und wie du sie vermeidest

1. Inhalt des Artikels
2. 1. Unklare Zielsetzung
3. 2. Zu späte oder unstrukturierte Kommunikation
4. 3. Kein Plan B für Technik & Logistik
5. 4. Fehlende Nachbereitung
6. 5. Alles selbst machen wollen
7. Fazit: Erfolgreiche Events beginnen mit smarter Planung

Events sind ein mächtiges Marketing-Instrument. Sie bringen Menschen zusammen, schaffen Erlebnisse und hinterlassen bleibende Eindrücke. Doch selbst erfahrene Event-Manager stoßen auf Herausforderungen, die das Erlebnis schmälern können. Das habe auch ich erfahren, als ich vor einigen Jahren als B2B Event Managerin gearbeitet habe. In dieser Zeit habe ich viele erfolgreiche Veranstaltungen umgesetzt – aber ich habe auch die typischen Fallstricke kennengelernt, die selbst den besten Plan durcheinanderbringen können. 

Das Positive daran: Aus genau diesen Erfahrungen habe ich gelernt, welche kleinen Stellschrauben den größten Unterschied machen. Heute möchte ich dir die 5 häufigsten Fehler in der Event-Planung vorstellen – und dir zeigen, wie du sie mit der richtigen Strategie und den passenden Tools ganz einfach vermeidest. 

1. Unklare Zielsetzung 

Bevor ein Event erfolgreich werden kann, muss klar sein, wozu es überhaupt stattfindet. Ohne einen eindeutigen Zweck können weder das Programm noch die Kommunikation optimal ausgerichtet werden. Häufig fehlt ein verbindlicher Rahmen, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Geht es um Leadgenerierung, Kundenbindung oder Markenbekanntheit? Ohne zu wissen, wohin die Reise geht, ist es unmöglich, den Erfolg objektiv zu messen. 

SMARTE Ziele machen dein Event erfolgreich:

Setze SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert). Klar formulierte Ziele helfen dir dabei, den Purpose deiner Events nicht aus den Augen zu verlieren. Definierte KPIs helfen dabei, den Fortschritt und den Erfolg deiner Events zu messen. 

Mögliche KPIs: 

• Anzahl der Anmeldungen 

• Teilnehmerquote 

• Social-Media-Reichweite 

• Generierte Leads 

Wichtig: Teile diese Ziele mit allen Stakeholdern. Denn nur mit vereinten Kräften könnt ihr eure gemeinsamen Ziele erreichen.  

2. Zu späte oder unstrukturierte Kommunikation 

Timing ist alles: Das kennen wir aus vielen Lebenslagen. Der richtige Zeitpunkt ist auch bei deiner Event-Planung das A&O. Plane genügend Vorlaufzeit ein, damit sich Teilnehmende einen Platz im Kalender blocken können. 

Eine Kommunikationsstrecke steigert die Teilnahmequote:

Nur eine simple digitale Einladung reicht selten aus, um Gäste zu aktivieren. Erstelle eine klare Kommunikationsstrecke mit mindestens: 

• Save-the-Date 

• Einladung 

• Reminder 

• Letzte Event-Infos 

Setze dabei auf E-Mail als Hauptkanal, ergänze aber Social Media und persönliche Kontakte. Wissen Kolleg:innen, die in Kontakt mit den Gästen stehen, vom Event? Dann kann es hilfreich sein, auch nochmal auf die Event-Einladung am Telefon hinzuweisen. Biete schon vor dem Event einen Mehrwert, das können Speaker-Vorstellungen, Teaser-Videos oder Programmpunkte sein. 

3. Kein Plan B für Technik & Logistik 

Technik- oder Logistikprobleme können ein Event schnell ins Wanken bringen. Ein Mikrofon, das ausfällt, oder ein verspäteter Speaker – ohne Plan B wird es hektisch.  

Um diesen Stress schon im Vorfeld aus dem Weg zu gehen, solltest du für kritische Bereiche einen Backup-Plan erstellen. Wichtig vorab: Plane genügend Zeit und Kapazität für einen Technik-Check ein. Hast du Speaker, die sich mit deiner Technik nicht auskennen? Plane die Reiserouten so, dass sie auch Zeit haben, um einen Event-Technik-Check durchzulaufen.  

So erstellst du einen funktionierenden Event-Notfallplan:

• Plane genügend Zeit für einen Technik-Check ein.

• Lass Speaker vorab Proben durchführen.

• Lege alternative Transport- und Lieferwege fest.

• Bestimme Verantwortliche, die im Notfall schnell entscheiden können.

Denke auch an kurzfristige Programmänderungen. Mit Sweap kannst du Agenda-Updates in Echtzeit an alle Teilnehmenden kommunizieren und Gästelisten flexibel anpassen.

4. Fehlende Nachbereitung 

Nach dem Event werden Follow-ups oft vergessen – und damit wertvolle Chancen verschenkt. Dabei ist der Zeitraum direkt nach einem Event ideal, um Beziehungen zu vertiefen. Hier wird es interessant: Nutze gesammelte Daten für personalisierte Inhalte oder Angebote. Versende keine doppelten Informationen, verzichte auf schnöde Sales-Pitches. Schaffe dagegen eher einen echten Mehrwert mit letzten Touchpoint deines Events. 

Effektive Follow-up-Strategien:

• Sende Dankes-Mails innerhalb von 24–48 Stunden.

• Binde Feedback-Umfragen ein, um Insights zu gewinnen.

• Teile Recap-Videos oder Fotos, um Erinnerungen wachzuhalten.

• Versende personalisierte Inhalte, die an das Event anknüpfen.

5. Alles selbst machen wollen 

Alles allein zu stemmen, führt schnell zu Überlastung und Qualitätsverlust. Professionelle Event-Planung bedeutet, Ressourcen gezielt einzusetzen. 

So setzt du deine Ressourcen optimal ein:

• Delegiere klar an Teammitglieder oder Dienstleister 

• Nutze digitale Tools, um Routineaufgaben zu automatisieren 

• Konzentriere dich auf das, was wirklich deine Expertise erfordert – das Event-Erlebnis 

Fazit: Erfolgreiche Events beginnen mit smarter Planung 

Aus meiner Erfahrung als Event-Managerin weiß ich: Es sind oft die kleinen Dinge, die ein Event groß machen. Klare Ziele, strukturierte Kommunikation, technischer Plan B, durchdachte Nachbereitung und smarte Delegation sind die Schlüssel.

Mein Tipp: Plane dein nächstes Event effizienter – entdecke, wie Sweap dich von der Einladung bis zum Follow-up unterstützt. Überzeuge dich selbst in einer persönlichen Demo.