Die E-Mail galt lange als der einfachste und günstigste Weg, um Teilnehmende für Events zu gewinnen. Daran hat sich im Kern wenig geändert: Sie ist schnell, direkt und für die meisten Event-Teams immer noch der wichtigste Kanal. Die Rahmenbedingungen sind aber andere geworden. Volle Postfächer, strengere Spamfilter und klare Datenschutzregeln machen es schwerer, wirklich wahrgenommen zu werden.
Event-Profis stecken deshalb in einem Dilemma. Ohne E-Mail geht es nicht, mit ihr wird es immer mühsamer, aus der Masse herauszustechen. Wie nutzen wir die Stärken des Mediums, ohne im Posteingang unterzugehen? Genau darüber haben wir bei der zweiten Ausgabe der Event-Held:innen diskutiert.
Zwei Stunden wurde in lockerer Atmosphäre über E-Mail-Marketing diskutiert
Die zentralen Herausforderungen und Lösungen im Event-E-Mail-Marketing
Unsere Event-Held:innen konnten ihre Herausforderungen schon vor dem Event einsenden. Weitere kamen in der offenen Diskussion dazu.
Sinkende Öffnungsraten und Spam-Filter
Selbst gut gemachte Einladungen bekommen oft nicht die Aufmerksamkeit, die sie verdienen. Oder sie landen direkt im Spam-Ordner. Das Ergebnis kennt jedes Event-Team: Frust im Team und leere Plätze auf der Veranstaltung.
In der Runde wurde schnell klar, dass die Lösung selten nur in der Gestaltung der Mail liegt. Mindestens genauso wichtig ist die Technik dahinter. Inzwischen ist sie sogar Pflicht: Google und Yahoo verlangen seit Februar 2024, Microsoft seit Mai 2025 von Absendern größerer Mengen eine saubere Authentifizierung (Red Sift). Diese Punkte helfen:
Inaktive Kontakte regelmäßig aus der Gästeliste entfernen
Saubere Daten sammeln, also nur echte und aktuelle Adressen
SPF, DKIM und DMARC für die Absenderdomain einrichten
Eine Abmeldung mit einem Klick anbieten
Auch über den Inhalt haben wir gesprochen. Einladungen sollten persönlich und klar formuliert sein, ohne reißerische Sprache und ohne überflüssige Links, die Spamfilter aufmerksam machen. Die Botschaft war eindeutig: Qualität vor Quantität.
Noch ein Hinweis zu den Zahlen: Die Öffnungsrate ist heute nur bedingt aussagekräftig, weil Apple Mail Nachrichten automatisch vorlädt. Aussagekräftiger sind Klicks und Anmeldungen.
Das überfüllte Postfach: Eine Bremse für Event-Manager*innen
Das Postfach der meisten Menschen ist ein ziemlich voller Ort. Newsletter, Angebote und Mails von Kolleg:innen konkurrieren um Aufmerksamkeit, und vieles bleibt ungelesen. Event-Einladungen haben es da besonders schwer. Je mehr Mails jemand bekommt, desto schneller wird aussortiert.
In der Runde waren sich alle einig, dass es dafür keine einzelne Lösung gibt. Es braucht mehrere Bausteine, die zusammenspielen:
Segmentierung der Zielgruppe: Kleinere, gezielte Verteiler funktionieren besser als eine Mail an alle. Je genauer die Einladung zu den Interessen passt, desto eher wird sie geöffnet. Umfragen und Feedback aus früheren Events helfen, diese Interessen zu verstehen.
Personalisierung: Eine persönliche Ansprache macht einen spürbaren Unterschied. Das gilt für den Betreff, etwa mit Namen oder einem konkreten Thema, und für den Text selbst.
Klare Betreffzeilen: Ein Betreff, der Event, Datum und Nutzen nennt, wird eher geöffnet als ein kreatives Rätsel. Mit A/B-Tests findest du heraus, welche Variante bei deiner Zielgruppe besser ankommt.
Ansprechende Gestaltung: Bilder und GIFs können Neugier wecken. Wichtig ist, dass alle Infos zum Event auch als Text in der Mail stehen.
Unser Fazit aus der Diskussion: Das volle Postfach lässt sich nicht wegzaubern. Mit persönlichen, gut geplanten und ansprechend gestalteten Mails holst du dir deinen Platz darin aber zurück.
Die Lösung für schönes E-Mail-Design: der neue E-Mail Builder in Sweap
Zielgruppen-Segmentierung als Erfolgsfaktor
Segmentierung war eines der wichtigsten Themen der Runde. Sie sorgt dafür, dass die richtigen Menschen zur richtigen Zeit die passende Botschaft bekommen. Wie sieht das konkret aus?
Genauigkeit vor Reichweite: Statt alle mit derselben Einladung anzuschreiben, verschickst du Mails an kleinere Gruppen mit ähnlichen Interessen. In der Diskussion zeigte sich, dass kleinere Verteiler oft bessere Anmeldequoten bringen, weil die Inhalte besser passen.
Datenpflege als Grundlage: Segmentierung funktioniert nur mit einer guten Datenbasis. Dazu müssen alle mitziehen, von Sales bis Kundenservice, und ihr Wissen über Kontakte im CRM festhalten.
Klare Personas: Stammgäste, Neukund:innen und Partner:innen haben unterschiedliche Bedürfnisse. Jede Gruppe bekommt die Botschaft, die zu ihr passt.
Interessen herausfinden: Umfragen, frühere Interaktionen und Feedback aus vergangenen Events zeigen dir, was deine Zielgruppe wirklich beschäftigt.
Segmentierung kostet Zeit und braucht saubere Daten. Der Aufwand lohnt sich trotzdem: Du bekommst bessere Anmeldequoten und baust Vertrauen bei deiner Zielgruppe auf.
Datenschutz und seine Hürden
Datenschutz ist für viele Event-Teams eine ständige Baustelle. Die DSGVO schränkt ein, welche Interessen und persönlichen Daten du speichern und für Marketing nutzen darfst. In vielen Unternehmen heißt das: Was nicht unbedingt nötig ist, wird gar nicht erst erfasst. Gerade Interessen und Vorlieben wären aber wichtig, um Einladungen gezielt zu verschicken.
In der Diskussion kam ein anderer Blick darauf: Datenschutz kann auch eine Chance sein. Wer offen mit Daten umgeht, schafft Vertrauen und stärkt die Beziehung zu seinen Gästen.
Lösungsansätze aus der Runde:
Zweck klar kommunizieren: Sag deinen Gästen, wofür du ihre Daten nutzt. Wer das versteht, teilt seine Daten eher.
Wenig abfragen: Frag nur, was du für Einladung und Personalisierung wirklich brauchst.
Daten als Service: Zeig, dass die Angaben einen Nutzen haben, zum Beispiel durch passende Session-Empfehlungen.
Wahl lassen: Lass Gäste selbst entscheiden, zum Beispiel mit einer Frage wie „Welche Veranstaltungen interessieren dich?“. So wirkt die Abfrage wie ein Angebot und nicht wie eine Pflicht.
Die wichtigste Erkenntnis: Datenschutz geht nicht weg. Deshalb sollte er von Anfang an Teil deiner E-Mail-Planung sein. Vertrauen entsteht, wenn du klar kommunizierst und nur erfasst, was nötig ist.
Auch der Spaß darf bei den Event-Held:innen nicht fehlen
Event-Management-Software als erster Schritt zu effektiverem Event-Marketing
Event-Marketing ist in den letzten Jahren immer stärker in den Fokus gerückt. Viele Teams vermarkten ihre Events heute gezielter und persönlicher als früher. Dafür braucht es ein neues Denken und die passende Technik.
Eine Event-Management-Software wie Sweap bündelt Einladungen, Anmeldungen und Gästedaten an einem Ort. Das spart Zeit bei jedem Event. Gleichzeitig kannst du deine Zielgruppen besser segmentieren und die Datenschutz-Vorgaben stehen fest im Ablauf, statt jedes Mal neu abgestimmt zu werden.
Ausblick: Die Zukunft des E-Mail-Marketings
Die Zukunft des E-Mail-Marketings liegt in der Personalisierung. Da waren sich die Event-Held:innen einig. Aber wie lässt sich Personalisierung skalieren? Künstliche Intelligenz kann hier deutlich mehr als den Namen in die Betreffzeile setzen.
Eine Frage, die in der Runde aufkam: Liest bald die KI unsere Mails für uns? Statt selbst durch ein volles Postfach zu scrollen, könnte ein KI-Assistent Nachrichten nach Wichtigkeit sortieren. Nur wirklich relevante Inhalte würden dann noch bei uns ankommen. Für Event-Teams hieße das: Nur gut durchdachte Mails mit echtem Mehrwert werden überhaupt noch gesehen.
Ein weiterer Gedanke: Mails, die sich nach den Gewohnheiten der Empfänger:innen richten. Inhalt und Versandzeit würden zu dem passen, was jemand früher geöffnet hat und wann. Ein Teilnehmer brachte es so auf den Punkt: „Ich bekomme meine Inhalte genau zu dem Zeitpunkt, an dem ich sie regelmäßig öffne.“
Es gab auch eine Gegenthese: Gehen wir zurück zur Post? Wenn digitale Kanäle immer voller werden, fällt eine handgeschriebene Einladung oder Postkarte wieder auf und zeigt Wertschätzung. Mit Blick auf nachhaltige Events ist das allerdings ein Kompromiss.
Fazit: E-Mail bleibt, aber wir müssen umdenken
Volle Postfächer, strengere Spamfilter und klare Datenschutzregeln machen es Event-Teams schwerer, ihre Zielgruppe zu erreichen. Trotzdem bleibt die E-Mail ein unverzichtbarer Kanal, wenn sie gut eingesetzt wird.
Die Diskussion bei den Event-Held:innen hat gezeigt: Das Ende der E-Mail-Ära ist es nicht. Wir müssen nur anders an sie herangehen. Weniger Mails, dafür gezielte und persönliche, die zu den Interessen der Empfänger:innen passen.
KI verändert dabei schon heute, wie Mails gelesen werden. Gleichzeitig lohnt es sich, offen für andere Wege zu bleiben, etwa einen eigenen Event-Newsletter oder eine gedruckte Einladung für besondere Anlässe. Mit einer klaren Struktur bleibt die E-Mail ein starker Teil deiner Event-Kommunikation.
Häufige Fragen zu Event-E-Mails
Ja. Für die meisten Event-Teams ist die E-Mail weiterhin der direkteste Weg zu ihren Gästen, von der Einladung bis zum Follow-up. Entscheidend ist, dass deine Mails technisch sauber aufgesetzt sind und zu den Interessen der Empfänger:innen passen.
Häufig fehlt eine saubere Authentifizierung der Absenderdomain mit SPF, DKIM und DMARC. Weitere Gründe sind veraltete Adresslisten, viele Spam-Beschwerden oder reißerische Betreffzeilen. Klär die Technik am besten mit deiner IT und pflege deine Gästeliste regelmäßig.
Nur noch eingeschränkt. Apple Mail lädt Nachrichten automatisch vor und zählt sie dadurch als geöffnet, auch wenn niemand sie gelesen hat. Verlässlicher sind Klicks, Anmeldungen und die Teilnahmequote am Eventtag.