Wir nehmen mal vorweg: Hybride Veranstaltungen entwickeln sich aktuell zu dem absoluten Veranstaltungsmodell der Zukunft. Die aktuelle RealitĂ€t hat zu einem regelrechten Boom bei virtuellen Veranstaltungen gefĂŒhrt. Von Meeting bis Konferenz: Inzwischen findet alles virtuell statt. Doch was passiert nach Corona? Werden virtuelle und hybride Veranstaltungen wieder verschwinden und wir kehren zum alten Normal zurĂŒck? Wir sagen: Nein!
Die Chancen und StĂ€rken virtueller Veranstaltungen (mehr dazu spĂ€ter) sind viel zu groĂ, um sie als Veranstalter*in nicht auch in Zukunft zu nutzen. Verbindet man diese nun mit den stĂ€rken realer Veranstaltungen landet man automatisch bei dem Konzept, um das es in diesem Artikel geht: Hybride Veranstaltungen.
Hybride Eventkonzepte umweht ein Hauch von Zukunft. Sie vereinen das Beste aus traditionellen Konzepten mit den innovativen und vor allem interaktiven Möglichkeiten, die uns das Internet gibt. Virtuelle RealitĂ€t, Videochats und Plattformen zur InteraktivitĂ€t sorgen dafĂŒr, dass aus traditionellen Veranstaltungen hybride Events werden. Das neue Konzept hat viele Vorteile: Unter anderem können mit hybriden Konzepten eine viel gröĂere Zielgruppen aus verschiedenen Nationen angesprochen werden. Mehr Reichweite sorgt fĂŒr mehr Gewinn, nicht zuletzt sind hybride Veranstaltungen zudem sehr nachhaltig. Was ein Event zum Hybrid macht, welche Vorteile und Nachteile damit einhergehen und wie du deine nĂ€chste Veranstaltung hybrid gestalten kannst erfĂ€hrst du in folgendem Artikel.
Was ist eine hybride Veranstaltung?
Unter hybriden Veranstaltungen versteht man Events, die sowohl von anwesenden GÀsten, als auch von einem interaktiven, virtuellen Publikum besucht werden können.
Was kompliziert klingt, ist es nicht: Der VorlĂ€ufer von hybriden Veranstaltungen sind groĂe Sportevents wie FuĂballweltmeisterschaften oder etwa die Olympischen Spiele: neben dem vor Ort physisch anwesendem Publikum werden diese Ereignisse an Millionen von Menschen ausgestrahlt.
Zur hybriden Veranstaltung wird so ein Event durch den interaktiven Charakter. Auch das kennen wir noch aus dem Fernsehen: Etwa bei Live-Samstagabendshows vor Publikum, bei denen auch Fernsehzuschauer*innen etwa mit einem Voting die Veranstaltung mitgestalten können.
Hybride Events sind also nicht neu, aber die Bedeutung von VirtualitÀt und InteraktivitÀt hat in letzter Zeit bei Veranstaltungen verschiedener Arten zugenommen.
Wie kann eine hybride Veranstaltung aussehen?
Eine Studie wĂ€hrend des Global Meeting Industry Day im April 2020 hat ergeben, dass 62% der Eventplaner*innen in Zukunft Veranstaltungen im hybriden Stil durchfĂŒhren werden, 18% gaben an, dass es zukĂŒnftig mehr rein virtuelle Events geben wird.
Aber wie sehen hybride Veranstaltungen in der RealitĂ€t aus? Viele Eventarten eignen sich besonders fĂŒr hybride Formate:
Hybride Events Business-Edition: Messen, Ausstellungen
Spannende Speaker*innen haben keine Zeit, auf der Messe vor Ort zu sein? Schalte sie auf einer groĂen Leinwand hinzu!
Auch innovative und noch ungewöhnliche Verfahren, wie Virtual Reality und Augmented Reality, können bei hybriden Events zum Einsatz kommen. Bei einer virtuellen RealitÀt bewegen sich Nutzer*innen in einer virtuell kreierten Umwelt, wÀhrend bei Augmented Reality mit Hilfe von Software GegenstÀnde in der wirklichen Welt sichtbar gemacht werden.
Virtual Reality ist immer ein Highlight auf Messen & Veranstaltungen
Hybride Events Business-Edition: Tagungen, Konferenzen, Kongresse, ProduktprÀsentationen
Tagungen, Konferenzen und Kongresse bieten sich hervorragend fĂŒr hybride Veranstaltungen an. BeitrĂ€ge können live an nicht anwesendes Fachpublikum ĂŒbertragen werden und auch Feedbackmöglichkeiten ĂŒber Chats oder Schaltungen zu nicht anwesenden Personen sind leicht zu realisieren.
Hybride Events bei Kulturveranstaltungen
Auch Kulturveranstaltungen eignen sich hervorragend als hybride Veranstaltungen. Vor allem Medien- und Kunstveranstaltungen spielen mit virtuellen Formaten wie Augmented Reality. Auch Wettbewerbe und Shows leben inzwischen von interaktiven BeitrÀgen durch Zuschauer*innen vor Ort und an verschiedenen Orten.
Hybride Veranstaltungen bei Sportevents
Wie eingangs erwĂ€hnt sind Sportevents im Fernsehen der VorlĂ€ufer von hybriden Events. FuĂball, Wintersport, die olympischen Spiele â alle lassen sich schon seit Jahrzehnten vor Ort, beim Public Viewing oder von zu Hause aus verfolgen. Wird jetzt noch ein interaktiver Charakter durch Live-Chats, Live-Wetten oder Votings hinzugefĂŒgt, werden Sportevents zu hybriden Sport Veranstaltungen.
Was ist keine hybride Veranstaltung?
Die Kernfrage ist: Was unterscheidet eine hybride Veranstaltung von einer Veranstaltung mit Live-Stream? Die InteraktivitĂ€t! Eine rein virtuelle Ăbertragung einer physischen Veranstaltung an ein Online-Publikum macht deine Veranstaltung nicht hybrid. Nutzt du allerdings Software und technische Plattformen, wie beispielsweise einen Chat oder eine Umfrage, um diesem virtuellen Publikum eine Feedbackmöglichkeit anzubieten, hast du ein hybrides Event. Entscheidend ist also die Möglichkeit der Mitgestaltung der Veranstaltung durch Publikum vor Ort und online.
Dementsprechend gibt es einige Events, die sich durch ihren Charakter weniger als hybride Veranstaltung eignen: Paraden, UmzĂŒge und Karneval etwa. Hier gestaltet sich die InteraktivitĂ€t durch ein nicht anwesendes Publikum Ă€uĂerst schwierig. Auch interne Veranstaltungen wie Teambuilding Events und Mitarbeiterveranstaltungen erfordern meist die persönliche Anwesenheit aller Teilnehmenden.
Vorteile von hybriden Veranstaltungen
Warum erfreuen sich die interaktiven hybriden Veranstaltungen in letzter Zeit so groĂer Beliebtheit? Hier sind die gröĂten Vorteile auf einen Blick:
Vorteil 1: Mehr Reichweite
Einer der gröĂten Vorteile fĂŒr hybride Veranstaltungen liegt auf der Hand. Mit einem virtuellen Zugang zu einer Veranstaltung, öffnest du sie fĂŒr GĂ€ste, die aus verschiedenen GrĂŒnden â zeitlich, finanziell, rĂ€umlich, ökologisch â nicht in Persona teilnehmen können. Du kannst mit diesem Konzept auch leicht eine verstreute Zielgruppe auf der ganzen Welt erreichen. Diese gröĂere Reichweite kommt natĂŒrlich auch dir als Veranstalter*in zu Gute - beispielsweise mit einer höheren Markenrelevanz und mehr Gewinn.
Vorteil 2: Mehr Interaktion
Interaktive Online-Elemente geben deinen GĂ€sten das GefĂŒhl, das hybride Event mitgestalten zu können. Gerade Virtual und Augmented Reality sind fĂŒr viele eine spannende und neue Erfahrung, die nachhaltig im GedĂ€chtnis bleibt. Mit diesen Elementen kannst du deine GĂ€ste eine Veranstaltung erkunden lassen oder Wege vorgeben.
AuĂerdem ist es fĂŒr dich eine spannende Möglichkeit, sich von anderen Veranstaltungen positiv abzuheben. Je individueller und einzigartiger deine Veranstaltung, desto besser bleibt sie den GĂ€sten im GedĂ€chtnis.
Vorteil 3: ROI â Return on Investment
Zugegeben: Ein interaktives hybrides Event erfordert erst einmal ein Mehr an Planung und wahrscheinlich auch Kosten fĂŒr die Anschaffung der Software oder Plattformen. Die höheren Investitionskosten amortisieren sich jedoch recht schnell durch eine höhere Teilnehmerzahl und damit höheren Umsatz durch Tickets. AuĂerdem sind die Softwareanschaffungen nachhaltig: Sie können auch zukĂŒnftig fĂŒr gleichwertige Events genutzt werden.
Vorteil 4: Nachhaltigkeit
Wie eben schon erwĂ€hnt, nicht nur die einmalige Anschaffung der Software ist im Hinblick auf zukĂŒnftige Veranstaltungen eine nachhaltige Anschaffung. Mit einer hybriden Veranstaltung hilfst du auch dabei, der Umwelt etwas Gutes zu tun, Stichwort: Green Events. Durch die virtuelle Teilnahme sparst du deinen GĂ€sten Wege, die sonst wahrscheinlich durch FlĂŒge oder Autofahrten zurĂŒckgelegt werden mĂŒssten. Das spart ordentlich CO2.
Nachhaltig bist du vor allem, wenn du durch das hybride Konzept viele kleine Veranstaltungen an verschiedenen Orten zu einer groĂen Veranstaltung zusammenfassen kannst.
Vorteil 5: Langfristige Bindung
Ein hybrides Event kann dir helfen, deine GĂ€ste langfristig an deine Veranstaltungsreihe zu binden. Vor allem bei wiederkehrenden Reihen macht das Sinn.
ZunĂ€chst sinkt durch die VirtualitĂ€t die Schwelle zur Teilnahme: GĂ€ste können sich spontaner entscheiden, mĂŒssen keine Reise oder sogar Ăbernachtung planen. AuĂerdem hast du die Chance, deine GĂ€ste von einem neuen innovativen Konzept zu ĂŒberzeugen. Durch die Interaktionsmöglichkeit wirkt deine Veranstaltung individueller und bleibt eher im GedĂ€chtnis.
Vorteil 6: Nachbereitung und Analyse
Digitales Teilnehmermanagement erleichtert die Auswertung der Teilnehmerdaten Ihres Events und das ganz DSGVO konform. Du kannst dann zum Beispiel erfassen, welche Aspekte oder VortrĂ€ge die Besucher*innen besonders spannend fanden oder welche Elemente nicht so gut angenommen wurden. Das hilft dir auch fĂŒr die Planung des nĂ€chsten Events.
Hybride Veranstaltungen: Die Nachteile
Wir wollen ganz offen mit dir sein: Durch die Organisation einer hybriden Veranstaltung kommen natĂŒrlich auch ein paar Herausforderungen auf dich zu.
Technische Herausforderungen
Die Organisation des virtuellen Parts einer Veranstaltung kann gerade mit neuer, ungewohnter Software tĂŒckisch sein. Der Erfolg der Veranstaltung steht und fĂ€llt mit dem Funktionieren der Technik, denn die Abbruchquote bei virtuellen Veranstaltungen durch technische Schwierigkeiten ist sehr hoch.
Hochwertige technische Ausstattung machen hybride Veranstaltungen kostenintensive
Personeller Aufwand
Neben der Betreuung der GĂ€ste vor Ort, brauchst du nun auch Personal fĂŒr die Betreuung der virtuellen GĂ€ste und vor allem fĂŒr die Bedienung der Technik, um einen reibungslosen Durchlauf zu gewĂ€hrleisten.
Komplexer Ablauf
Statt nur einer Gruppe von Live-Teilnehmer*innen musst du bei einer hybriden Veranstaltung sicherstellen, dass beide Teilnehmergruppen mit je unterschiedlichen BedĂŒrfnissen zufriedengestellt werden. Das ist vor allem hinsichtlich der notwendigen Informationen zur Teilnahme, aber auch der Kommunikation wĂ€hrend des Events eine Herausforderung.
Eventuell weniger Live-Teilnehmer
Wenn du deinen GÀsten die virtuelle Teilnahme anbietest, musst du damit rechnen, dass diese vielleicht einer Teilnahme vor Ort vorgezogen wird. Unter UmstÀnden hast du dann vor Ort weniger GÀste im Saal sitzen.
DurchfĂŒhrung einer hybriden Veranstaltung: 5 Tipps
Du hast noch nie eine hybride Veranstaltung organisiert, aber deine nĂ€chste Veranstaltung soll unbedingt hybrid werden? Hier haben wir einige Tipps fĂŒr dich zusammengefasst. So wird deine hybride Veranstaltung zum Erfolg!
Wie schon erwÀhnt: Mit der funktionierenden Technik steht und fÀllt deine hybride Veranstaltung. Hier kommt es auf eine gute Planung an:
Internet
Stell sicher, dass die Veranstaltungslocation ĂŒber eine stabile Internetleitung verfĂŒgt. Du benötigst wahrscheinlich eine eigene verkabelte Internetleitung nur fĂŒr das Streaming der Veranstaltung. Eine Ăbertragung per WLAN ist bei einem hybriden Event keine Option.Kameras
Die Wahl und die Anzahl der Kameras hĂ€ngt von der Art der Veranstaltung ab - Podiumsdiskussion oder Interview mit Nahaufnahmen? Brauchst du Aufnahmen aus mehreren Winkeln und damit mehrere Kameras? Dann brauchst du jemanden, der diese Kameras schaltet. Welche EndgerĂ€te nutzen die GĂ€ste, die den Stream empfangen? Welche Bildschirme stehen vor Ort? Willst du in HD ĂŒbertragen? All diese Fragen solltest du dir im Voraus deines hybriden Events stellen.Mikrofone
Stell sicher, dass hochwertige Mikrofone verwendet werden. Sowohl fĂŒr die Redner*innen, die Kameras, als auch fĂŒr das Publikum. Am sinnvollsten sind hier drahtlose Handmikrofone und Mikrofon LĂ€ufer, die durch das Publikum laufen können, um Fragen aufzunehmen. Alles was die Mikrofone aufnehmen, sollte auch fĂŒr die virtuellen Zuhörer*innen deines hybriden Events gut zu verstehen sein.
Gerade wenn du zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung durchfĂŒhrst: Gehe am besten auf Nummer sicher. Stelle eine/n Techniker*in oder Dienstleister*in ein, der/die sich vor Ort um alle technischen Belange kĂŒmmern kann. Mikrofone, Licht, Bildschirme und auch die virtuelle Ăbertragung sollten reibungslos funktionieren. Teste unbedingt in mehreren DurchlĂ€ufen die Hardware und Software auf Herz und Nieren, damit es zum Zeitpunkt deines hybriden Events auf jeden Fall klappt.
Mache deine Veranstaltung so individuell und persönlich wie möglich - fĂŒr die Teilnehmenden vor Ort, aber vor allem auch fĂŒr die virtuellen GĂ€ste. Beziehe sie ein, lass sie teilhaben und mitbestimmen. Schaffe viele RĂ€ume fĂŒr GesprĂ€che, Chats, Fragerunden und Diskussionen, Votings und Feedbackmöglichkeiten. Oder etablier ein LoyalitĂ€tsprogramm oder Incentives fĂŒr weitere Veranstaltungen.
Hybride Veranstaltungen als Wirtschaftsbegriff sind ein relativ neues Konzept. Nur weil du dir dieses innovative Konzept zunutze machst, heiĂt das nicht, dass du es nicht auch fĂŒr deine Werbung nutzen kannst.
Content- und Eventmarketing passt perfekt zu hybriden Veranstaltungen. Du kannst nicht nur im Vorfeld auf die Veranstaltung aufmerksam machen und ihr Konzept nĂ€her erlĂ€utern, sondern auch die Social-Media-KanĂ€le hervorragend nutzen, um deine neue, viel gröĂere Zielgruppe zu erreichen und sie zur Teilnahme zu bewegen.
Nach der Veranstaltung kannst du das Material, das du in kleinen Teilen produziert hast, fĂŒr deine Social-Media-KanĂ€le verwenden. So kannst du fĂŒr dich werben und interaktiv mit deiner Zielgruppe in Kontakt bleiben.
Use virtual tours or 3D diagrams for your hybrid event. In the run-up to the event, you can get virtual and on-site guests in the right mood for the event - for example, in a video about theme-related delimited rooms. It can also be advantageous to share tours or diagrams during the event - for the orientation of guests on site and for virtual guests who get the impression that you are there live.
Fazit:
Hybride Veranstaltungen werden in der Eventbranche immer wichtiger: Das hat viele Vorteile. Sowohl fĂŒr GĂ€ste, die unabhĂ€ngiger von Zeit und Raum teilnehmen können, als auch fĂŒr Veranstalter*innen. Als Veranstalter*in kannst du mehr Reichweite fĂŒr deine Veranstaltung generieren, das sorgt fĂŒr mehr Relevanz und mehr Teilnehmer*innen.
Mit spannenden innovativen Elementen kannst du dich von der Masse abheben und nachhaltige einen bleibenden Eindruck hinterlassen.