Kennst du das? Du planst mehrere Events gleichzeitig – und es wird zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten. Wenn ich an die Zeit vor einigen Jahren zurückdenke, als ich als B2B Event Manager in einer Agentur gearbeitet habe, kommt mir das nur allzu bekannt vor. Smarte Tools, die effizienteres Arbeiten ermöglichten, waren damals noch rar gesät. Zum Glück stehen heute intelligente KI-Tools zur Verfügung, mit denen Event Manager nicht nur erfolgreichere Events planen, sondern dabei auch einen kühlen Kopf bewahren können. Ganz nach dem Motto: Work smarter, not harder. 😉
Doch um das Beste aus KI-Tools wie Chat GPT für deine Events herauszuholen, musst du wissen, wie du sie bedienen kannst. Es kommt auf die richtigen Fragen und die Formulierung deiner Prompts an. Denn mit smart formulierten Befehlen, kannst du dir Planung, Kommunikation und Analyse enorm erleichtern.
In diesem Beitrag zeige ich dir 10 praxiserprobte KI-Prompts speziell für die Event-Planung, damit du direkt loslegen und performantere Events gestalten kannst. So sparst du nicht nur Zeit, sondern schaffst auch mehr Raum für kreative Ideen.
Warum sind KI-Prompts im Event-Management so hilfreich?
Die meisten Event-Teams arbeiten unter hohem Zeitdruck: Einladungen verschicken, Dienstleister briefen, Location organisieren, Programm entwickeln, Follow-Ups vorbereiten. KI-Tools helfen dir dabei, repetitive Aufgaben zu beschleunigen – wenn du die richtigen Fragen stellst.
Im Nachfolgenden gebe ich dir 10 Befehle an die Hand, die die Organisation deiner Veranstaltungen optimiert.
1. Ideenfindung für Event-Thema & Design-Konzept
Brauchst du frische Ideen für die Konzeptionierung deiner Events? Lass AI kreativ werden!
Prompt:
Schlage 5 kreative Event-Mottos für ein [Event-Format] für [Zielgruppe] im Alter von [Zahl] Jahren, mit den Interessen [Interessen] vor. Das Konzept soll [Eigenschaften] sein und in [Location] stattfinden.
Tipp: Gib dem Prompt eine Zielgruppe mit echten Interessen, ein konkretes Event-Format und eine klare Tonalität. So bekommt die KI nicht nur kreative, sondern auch brauchbare Vorschläge
2. Event-Timeline Generator
Lass einen strukturierten Projektplan mit Milestones und Zuständigkeiten erstellen.
Prompt:
Du bist Event-Manager:in. Erstelle eine 5-Wochen-Timeline für ein [Event-Format] mit [Anzahl] Personen in [Location]. Berücksichtige Planung, Kommunikation, Technik, Teamrollen und Nachbereitung.
Tipp: Passe Ort, Zielgruppe oder Dauer an deine Event-Anforderungen an. Wenn nötig, erweitere diesen Prompt um weitere Events.
3. Sponsoren-Pitch inkl. Mehrwertargumentation
Du benötigst ein Sponsoring für dein Event? Lass Chat GPT den Pitch übernehmen. Das spart Zeit in der Vorbereitungsphase und liefert strukturierte Argumente für die potenziellen Sponsoren:
Prompt:
Erstelle ein Sponsoring-Angebot für ein Tech-Event mit [Anzahl] Teilnehmenden. Ziel: potenzielle Sponsoren aus der Softwarebranche gewinnen. Gib [Anzahl] Paketstufen an + jeweiligen Mehrwert für die Brand.
Sweap-Tipp: Ergänze KPIs, Medienreichweite oder Beispielpreise. Zeige potenziellen Sponsoren mit Echtzeitdaten (z. B. Check-in-Raten, Conversion) den konkreten ROI aus vergangenen Events.
Der folgende Befehl ermöglicht eine relevantere Kommunikation mit deinen Gästen vor deinem Event und optimiert das Vor-Ort-Erlebnis der Teilnehmenden.
Prompt:
Analysiere diese Teilnehmerliste (inkl. Branche, Position, Themeninteresse) und gruppiere sie in 3 Cluster. Gib mir passende Ideen für personalisierte E-Mail-Ansprache und Onsite-Erlebnisse.
Sweap-Tipp: Nutze automatisiere E-Mail-Strecken basierend auf Segmenten direkt in Sweap.
5. Social Media Posting-Plan für Event-Woche
Natürlich gehört eine gute Content-Planung zu einem erfolgreichen Event. Um deine Veranstaltungen bestmöglich sichtbar zu machen und Interaktion zu fördern, kann dir eine AI einen übersichtlichen Content-Plan inkl. Werbe-Copies erstellen:
Prompt:
Erstelle einen Social-Media-Posting-Plan für [Plattform] für die Woche vor meinem Event. Die Zielgruppe ist: [Zielgruppe]. Inhalte: [z.B. Countdown, Behind-the-Scenes, Speaker-Ankündigungen, CTA zur Anmeldung]. Kreiere Copies für die jeweiligen Punkte in.
Tipp: Gib den gewünschten Ton an („informativ & professionell“) und ob Hashtags oder Emojis gewünscht sind.
6. Risiko- & Contingency-Planung
Jede Veranstaltung birgt Risiken: Spielt das Wetter mit? Ist das Event gut erreichbar? Nutze KI, um dich bestmöglich auf alle Eventualitäten vorzubereiten.
Prompt:
Identifiziere 5 Risiken für ein [Event-Format] in [Location] mit [Anzahl] Gästen. Schlage jeweils eine präventive und eine reaktive Maßnahme vor.
Tip: Passe Event-Art und –Teilnehmeranzahl individuell an. Ergänze ggf. um Standort, Wetter, Reisedistanzen und Technik.
7. Gamification- & Interaktionsideen
Mit Gamification kannst du deine Events auflockern. Doch du möchtest keine 0815-Spielchen anbieten? Lass dich von AI inspirieren.
Prompt:
Gib mir 5 Ideen, wie ich ein [Event-Format] mit [Anzahl] Gästen zum [Thema] mit Gamification-Elementen spannender gestalten kann. Die Dauer der Elemente sollte nicht [Dauer] übersteigen, es können folgende Tools: [Tools] benutzt werden, Ziel: [Ziele].
Tipp: Vermeide vage Angaben wie „interaktiv“ oder „spannend“ – und beschreibe lieber, welches Verhalten du auslösen willst (z. B. Networking fördern, Inhalte vertiefen, Wissen abfragen).
8. Nachhaltigkeitsideen im Event-Budget
Nachhaltigkeit ist auch in der Event-Planung ein wichtiger Vorsatz. Doch damit es nicht nur ein Vorsatz bleibt, sondern auch in die Tat umgesetzt werden kann, frage AI, wie du dein Event nachhaltiger gestalten kannst.
Prompt:
Prüfe folgenden Budgetplan (Catering, Energie, Transport) auf ökologische Optimierung. Nenne 3 Maßnahmen zur Reduktion von Emissionen & Kosten.
Sweap-Tipp: Digitale Einladungen & kontaktlose Registrierung sparen nicht nur Papier, sondern auch Zeit & Ressourcen.
9. Reminder- & Follow-Up-Kommunikation
Nutze KI auch für deine Einladungs- und Follow-up-Kommunikation. Gib zusätzlich den Ton an (locker/professionell) und die Zielgruppe („Marketing-Professionals aus der DACH-Region“).
Prompt:
Erstelle eine 3-teilige Reminder- und Follow-Up-E-Mail-Serie für ein [Event-Format] mit [Anzahl] Gästen. Ziel: Teilnehmende aktivieren, Vorfreude steigern, Nachbereitung sichern.
Sweap-Tipp: In Sweap lassen sich Reminder und Follow-Ups automatisiert auf Teilnehmerstatus ausspielen – z. B. für No‑Shows oder VIPs.
10. Feedback-Auswertung & Learnings
Nach dem Event ist vor dem Event: Was sind die Learnings? Wie sehen die KPIs deines Events aus? AI ermöglicht dir eine schnelle Auswertung und schlägt Optimierungsmaßnahmen vor.
Prompt:
Hier sind Gäste-Feedbacks und Event-KPIs. Analysiere die Top 3 Learnings, Verbesserungspotenziale und gib 2 Ideen für die Follow-Up-Mail.
Sweap-Tipp: Kombiniere mit Echtzeit-Daten aus Check-in & Session-Bewertung in Sweap.
Mit Struktur zu mehr Freiraum im Event-Alltag
KI ist kein Allheilmittel – aber ein echter Hebel, wenn es darum geht, komplexe Aufgaben im Event-Alltag strukturiert und effizient anzugehen. Die richtigen Prompts helfen dir, den Kopf für das Wesentliche freizubekommen: gute Inhalte, starke Erlebnisse und echte Verbindung zu deiner Zielgruppe. Und wenn du schon mit Tools arbeitest, die dir wichtige Daten liefern oder Abläufe automatisieren – umso besser. KI ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung, die dich in deiner Rolle stärkt.
Tools wie Sweap schaffen dabei die Grundlage – etwa durch strukturierte Daten, automatisierte Kommunikation oder Feedback-Auswertungen, auf die du mit Prompts gezielt aufbauen kannst. Du willst deine Event-Prozesse strukturierter angehen – ohne mehr Aufwand? Dann wirf einen Blick auf Sweap und starte kostenlos.
Wenn ich heute an meine Zeit als Event Manager zurückblicke, hätte ich mir genau solche Werkzeuge und Impulse damals gewünscht – nicht, um weniger zu tun, sondern um klüger und mit mehr Fokus das zu tun, was wirklich zählt. Heute gibt’s keine Ausrede mehr, nicht smarter zu arbeiten.
