Verwendest du zu viele Tools und Software, um Events zu organisieren, oder setzt du noch auf manuelle Prozesse, um den Überblick zu behalten? Fehlen deinem Team vielleicht die richtigen Ressourcen, um Events effizient zu organsieren? Fehlen dir die Mittel um die Ausgaben für moderne Event-Management-Software zu argumentieren? Wenn dir diese Herausforderungen bekannt vorkommen, könnte es an der Zeit sein, über den Kauf einer Event-Management-Software nachzudenken, um deine Planung zu vereinfachen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
In diesem Guide erfährst du, wie du deiner Vorgesetzten oder deinem Vorgesetzten die Vorteile des Kaufs einer Event-Management-Software überzeugend nahebringen kannst. Wir zeigen dir, wie du mit der Software deine Organisation und Effizienz steigern und Events noch professioneller umsetzen kannst – vom Event-Marketing über die zentrale Verwaltung von Teilnehmendendaten bis hin zur Zeitersparnis in der Planung.
Die Entscheidungsträger verstehen
Selbst wenn du die Hauptverantwortung für das Event-Management hast, ist die Entscheidung für eine neue Software oft ein gemeinsamer Prozess oder sogar nicht in deiner Hand. In der Regel sind mehrere Abteilungen und Personen beteiligt, die alle unterschiedliche Kriterien im Blick haben. Je nach Unternehmen gehören dazu oft IT, Finanzen, Compliance und natürlich die Geschäftsführung.
Um deine Argumente richtig zu platzieren, ist es wichtig, die Interessen und Bedenken jeder dieser Abteilungen zu kennen. Die IT-Abteilung wird Wert auf Datensicherheit und Kompatibilität legen, während das Finanzteam in erster Linie die Kosten und den ROI im Blick hat.
Operations hingegen interessiert sich für die Praktikabilität und Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Wenn du diese Perspektiven verstehst und mit guten Argumenten adressieren kannst, wirst du deinen Wunsch gezielt anpassen können und somit sicherstellen, dass deine Argumente auf die jeweiligen Interessen zugeschnitten sind. Diese kannst du jetzt beginnen zu suchen.
Argumente sammeln: Zeige, warum Event-Management-Software unverzichtbar ist
Um deine Manager*innen von der Notwendigkeit einer Event-Management-Software zu überzeugen, brauchst du handfeste Beweise, dass eine Sofware-Lösung wirklich Mehrwert bringt. Mach dir zunächst klar, wie die Software die größten Herausforderungen in deiner Event-Plaung und Umsetzung löst. Hast du z. B. Probleme mit dem Teilnehmenden-Management, verzettelst du dich in verschiedenen Tools oder verlierst du durch manelles Kopieren wichtige Daten und Informationen?
Sammle Fallbeispiele und Case Studies von Unternehmen, die bereits eine Event-Management-Software nutzen. Kontaktiere z.B. ein paar der genannten Firmen und frage, welche Ergebnisse sie erzielt haben. Bitte die Software-Anbieter, dir den Kontakt zu Bestandskunden herzustellen – denk aber daran, dass sie dir wahrscheinlich nur die zufriedensten Kund:innen nennen werden.
Vorteile hervorheben: So überzeugst du von den Vorteilen
Um deine Vorgesetzten von der Notwendigkeit einer Event-Management-Software zu überzeugen, ist es entscheidend, die zahlreichen Vorteile und Verbesserungen durch den Kauf von Event-Management-Software klar darzustellen. Dabei handelt es sich um langfristige finanzielle Vorteile als auch weniger offensichtliche Effekte, die die tägliche Arbeit erleichtern und die Zufriedenheit im Team steigern.
Hier ist eine Liste an Vorteilen von Event-Management-Software:
Kostenersparnis und ROI
Event-Management-Software kann direkt zur Optimierung des Budgets beitragen. Durch automatisierte Abläufe lassen sich externe Dienstleister*innen und Tools oft reduzieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Berechne genau, wie viele Arbeitsstunden du pro Event einsparst und welche Kosten dadurch vermieden werden. Eine gut strukturierte ROI-Berechnung – etwa Einsparungen durch effizientere Planung oder reduzierten Materialaufwand – spricht das Finanzteam gezielt an und hilft dabei, die Investition in die Software zu rechtfertigen.
Mit Sweap hast du z.B. eine Zeitersparnis von ca. 75%, die langfristig natürlich zu geringeren Kosten pro Event führt.
Verbesserung des Event-Erlebnisses
Die Software kann auch indirekt zur Umsatzsteigerung beitragen, indem sie die Gästezufriedenheit verbessert. Individuelle Event-Kommunikation, schnellere Event-Registrierung und umfassende Event-Daten steigern die Zufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit einer höheren Gästezahl – was wiederum zu höheren Einnahmen führt. Verbesserungen, die eine direkten Einfluss auf das finanzielle Endergebnis zeigen, sind für Entscheidungsträger oft besonders überzeugend.
Vereinfachung durch Zentralisierung
Eine der großen Herausforderungen bei der Event-Planung ist der Einsatz zu vieler Tools: Excel-Tabellen, E-Mails, Kalender und verschiedene Kommunikationsplattformen. Eine Event-Management-Software bringt alle relevanten Tools und Daten in einer einzigen Plattform zusammen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und Datenverlust, da alles an einem Ort verwaltet wird. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich, da alle Teammitglieder jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Garantierte Datensicherheit
In puncto Sicherheit und Compliance überzeugt eine professionelle Software gegenüber vielen Standardlösungen, da sie DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates bietet. Mit diesen Funktionen wird der Schutz sensibler Teilnehmerdaten sichergestellt – ein entscheidender Vorteil gegenüber manuellen oder kostenlosen Tools, die oft Sicherheitslücken aufweisen.
Erfüllung von Branchenstandards
Entscheidende überzeugt oft auch, dass der Einsatz von Event-Management-Software ein wachsender Trend ist und in der Branche zu Best Practices gehört. Unternehmen entscheiden sich zunehmend für professionelle Software-Lösungen, um effizienter zu arbeiten und mit den neuesten Standards mitzuhalten.
Langfristige Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit deines Event-Programms ist ein großes Plus: Wenn dein Unternehmen wächst oder die Teilnehmendenzahlen steigen, wächst die Software-Lösung mit. So gewährleistet sie, dass sich der Workflow an neue Anforderungen anpasst, ohne dass neue Systeme gekauft oder aufwendige Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Nachhaltige und grüne Events
Event-Planer*innen können Einsparungen durch die Reduzierung von Abfall und Energieverbrauch erzielen und ermöglichen dadurch nachhaltige Veranstaltungen. Event-Management-Software ermöglicht es, den gesamten Prozess zu digitalisieren, von der Einladung über die Registrierung bis hin zum Check-in. Dadurch wird der Bedarf an Print-Produkten drastisch reduziert und die Effizienz der Event-Planung erhöht.
So löst du deine Herausforderungen
Wir geben dir im Folgenden zwei E-Mail Templates an die Hand, um deine*n Manager*in davon zu überzeugen, in die Event-Management-Lösung von Sweap zu investieren:
| Deine Herausforderung | Deine Lösung mit Event Management Software |
|---|---|
| Ich verbringe zu viel Zeit damit, Gästelisten manuell in verschiedenen Tools und Excel-Tabellen zu pflegen. | Alle Gästeinformationen, die du benötigst, findest du an einem Ort, immer aktuell. Gästekategorien, -attribute und -tags ermöglichen eine intelligente Segmentierung des Publikums und eine personalisierte Kommunikation. |
| Ich bin unsicher, ob wir bei der Gästedaten-Verarbeitung DSGVO-konform arbeiten. | Eine Event Management Software sollte dir DSGVO-konforme Event-Planung durch vollständig in der EU gehostete Datenverarbeitung, transparente Prozesse und granulare Zustimmungsmöglichkeiten ermöglichen. Alle personenbezogenen Daten müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden und können jederzeit durch Teilnehmende eingesehen oder gelöscht werden. |
| Ich muss mehrere Tools für Registrierung, Check-in, Badge-Druck etc. nutzen. | Mit einem benutzerfreundlichen Ticketing-Tool kannst du jede Art von Ticket erstellen, die du benötigst. Du kannst mit einer Event Management Software sowohl die Registrierung als auch die Check-Ins managen. Sogar der Batch-Druck ist in einem wertvollen Event Management Tool inkludiert. Das gibt dir volle Flexibilität bei deiner Event-Strategie. |
| Es ist schwer, den ROI und den Erfolg eines Events zu messen – die Daten fehlen oder sind verstreut. | In deiner Lösung siehst du Echtzeit-Event-Daten, um die Wirkung und den ROI deines Events effektiv zu bewerten. Erstelle umfassende, auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Reports, die dir helfen, deine Event-Strategie zu verbessern und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. |
| Die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen im gleichen Tool ist kompliziert oder gar nicht möglich. | Arbeite nahtlos mit deinem Team zusammen – in einem gemeinsamen Tool. Mehrere User mit verschiedenen Rollen ermöglichen ein team-übergreifendes Kollaborieren. |
Dein Weg zur besseren Event-Planung
Event-Management-Software bietet zahlreiche Vorteile, die deine Event-Planung und -durchführung effizienter, kostengünstiger und professioneller gestalten. Sie ermöglicht dir und deinem Team nicht nur eine zentrale Verwaltung aller Event-Daten, sondern stellt auch sicher, dass die Datensicherheit und DSGVO-Konformität jederzeit gewährleistet sind.
Dank der Automatisierung von Prozessen sparst du erheblich Zeit und reduzierst externe Kosten, während die Teilnehmenden-Erfahrung durch individuelle Kommunikation und optimierte Registrierungsprozesse gestärkt wird. Mit Sweap wächst deine Software-Lösung zudem flexibel mit deinen Anforderungen mit, ohne dass aufwendige Anpassungen nötig sind.
Möchtest du erfahren, wie Sweap genau in dein Budget passt? Erstelle gemeinsam mit unserem Sales-Team einen Finanzierungsplan für Sweap und profitiere von einer maßgeschneiderten Lösung. Oder teste Sweap einfach kostenlos, um die Vorteile direkt in der Praxis zu erleben und dein Event-Management auf ein neues Level zu heben!
Gratis E-Mail Templates zur Anschaffung von Sweap
Wir geben dir im Folgenden zwei E-Mail-Templates an die Hand, um deine*n Vorgesetzte*n davon zu überzeugen, in die Event-Management-Lösung von Sweap zu investieren.
Betreff: Vorschlag für die Anschaffung von Event-Management-Software zur Optimierung unserer Event-Prozesse
E-Mail:
Hallo [Name der/des Vorgesetzten],
ich möchte kurz über einige Herausforderungen sprechen, mit denen wir aktuell im Event-Team konfrontiert sind. Wir verwenden (Aufzählung der verwendeten Tools) und manuelle Prozesse, um Veranstaltungen zu organisieren und zu verwalten, was oft zu einer zerstreuten Datenlage und erhöhtem Risiko für Sicherheitslücken führt. Gerade bei der Verwaltung sensibler Daten und der Einhaltung von Datenschutzstandards stoßen wir an Grenzen. Dazu kommt, dass die Zusammenarbeit im Team erschwert wird, da relevante Daten oft auf mehrere Plattformen verteilt sind und so der Überblick verloren geht.
Im Zuge meiner Recherche bin ich auf die Event-Management-Software Sweap gestoßen, die gezielt auf diese Herausforderungen eingeht und unserer Event-Organisation wichtige Vorteile bieten könnte.
Sweap löst diese Herausforderungen durch:
Garantierte Datensicherheit: Sweap bietet DSGVO-konforme Datenverarbeitung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Dadurch könnten wir sicherstellen, dass alle sensiblen Teilnehmendendaten zuverlässig geschützt sind.
Vereinfachte Zusammenarbeit durch Zentralisierung: Alle Tools und Daten, die wir aktuell auf verschiedenen Plattformen nutzen, wären bei Sweap zentralisiert, z.B. die Kommunikation mit Teilnehmenden oder die Event-Registrierung. Das spart uns Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern und Datenverlust.
Erfüllung von Branchenstandards: Der Einsatz einer professionellen Software wie Sweap stellt sicher, dass wir uns an Best Practices orientieren und unsere Prozesse auf dem neuesten Stand halten.
Um Sweap für unsere Event-Organisation zu nutzen, würde ich gern um die Freigabe eines Budgets von XXXX € bitten. Ich bin überzeugt, dass die Anschaffung uns langfristig entlasten und zugleich unsere Effizienz und Sicherheit verbessern wird.
Vielen Dank für die Überlegung, [Name der/des Vorgesetzten]. Ich freue mich darauf, Ihre Rückmeldung zu hören und stehe jederzeit für Fragen zur Verfügung!
Beste Grüße
[Dein Name]
[Deine Position]
Betreff: Vorschlag für die Anschaffung von Event-Management-Software zur Optimierung und Skalierung unserer Events
E-Mail:
Hallo [Name der/des Vorgesetzten],
ich möchte heute auf einige Herausforderungen in unserer Event-Planung eingehen, die sich in den letzten Monaten bemerkbar gemacht haben. Wir verzeichnen leider rückläufige Teilnehmendenzahlen und höhere No-Show-Raten, was uns oft wertvolle Ressourcen und Vorbereitungszeit kostet. Hinzu kommt, dass uns regelmäßiges Feedback erreicht, das auf Verbesserungsbedarf bei der Kommunikation mit den Teilnehmenden hinweist.
Nach einigen Überlegungen und intensiver Recherche bin ich auf Sweap gestoßen, eine Event-Management-Software, die uns genau bei diesen Herausforderungen unterstützen könnte. Sweap bietet die Möglichkeit, die Kommunikation mit den Teilnehmenden persönlicher und effizienter zu gestalten. Besonders die vereinfachte Registrierung und die Möglichkeit, wichtige Event-Infos zeitnah und zielgerichtet zu kommunizieren, sind dabei entscheidende Vorteile. Ich bin überzeugt, dass wir so das Teilnehmererlebnis deutlich verbessern und gleichzeitig die No-Show-Quote senken könnten – was in meinen Augen einen wichtigen Schritt nach vorne für uns bedeutet.
Ein weiterer Punkt: Wir planen, unser Event-Programm im nächsten Jahr auszuweiten und größere Veranstaltungen zu organisieren. Sweap würde es uns ermöglichen, diese Wachstumsschritte nahtlos und ohne hohe Anpassungskosten zu realisieren. Die Software könnte unser Team dabei entlasten und sicherstellen, dass wir auch bei einer wachsenden Anzahl von Teilnehmenden jederzeit den Überblick behalten.
Daher würde ich gerne um die Freigabe eines Budgets von XXXX € bitten, um Sweap zu erwerben und unser Event Management langfristig und nachhaltig zu verbessern. Ich bin überzeugt, dass uns dies nicht nur in der Zufriedenheit der Teilnehmenden, sondern auch in der Effizienz einen wichtigen Schritt nach vorne bringen wird.
Vielen Dank für die Überlegung, [Name des Vorgesetzten]. Ich stehe jederzeit für Rückfragen zur Verfügung.
Herzliche Grüße
[Dein Name]
[Deine Position]
Wir sind absolut sicher, dass dich ein Event-Management-Tool wie Sweap absolut positiv auf die Performance deiner Events auswirkt. Verpasse nicht die Chance, deine Events auf ein neues Level zu heben!