Ab dem 28. Juni 2025 wird das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) in Kraft treten und die Event-Planung in der EU grundlegend verändern. Für Event-Manager*innen ist es entscheidend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass ihre Veranstaltungen den gesetzlichen Standards entsprechen.
Die Dringlichkeit, mit der dieses Thema behandelt werden muss, kann nicht genug betont werden, da die Nichteinhaltung erhebliche rechtliche und reputationsbezogene Konsequenzen nach sich ziehen kann. In diesem Artikel erfährst du, wie eine Event-Management-Software wie Sweap dir helfen kann, die EAA-konforme Umsetzung zu garantieren und deine Veranstaltungen inklusiver zu gestalten.
Überblick über das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)
Das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA), offiziell die Richtlinie (EU) 2019/882, tritt am 28. Juni 2025 in Kraft und wird weitreichende Auswirkungen auf die Gestaltung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen haben. Ziel der EU ist es, die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen in allen Bereichen des öffentlichen Lebens zu verbessern – einschließlich der Event-Branche. Produkte und Dienstleistungen, die in der EU angeboten werden, müssen künftig barrierefrei gestaltet sein – das gilt insbesondere für digitale Tools und Services im Event-Bereich.
Was ist das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)?
Das EAA ist mehr als eine gesetzliche Vorschrift – es ist ein Aufruf zur Gestaltung inklusiver Veranstaltungen, bei denen Zugänglichkeit nicht als zusätzliche Maßnahme, sondern als integraler Bestandteil der Planung verstanden wird. Digitale Barrierefreiheit wird zur Grundvoraussetzung für Veranstalter und deren Dienstleister. Anbieter von Event-Software wie Sweap spielen hierbei eine zentrale Rolle.
Relevante Anforderungen des EAA für Veranstaltungen
Die EAA-Richtlinie definiert zentrale Anforderungen, die auch Event-Planer*innen betreffen:
Artikel 2 & 3: Definitionen von Produkten und Dienstleistungen – darunter fallen Event-Software und digitale Plattformen.
Anhang I:
Ziff. 1: Informationsbereitstellung und barrierefreie Kommunikation (z. B. Einladung, Programm, Notfallinfos).
Ziff. 2: Anforderungen an Websites und mobile Anwendungen (inkl. Event-Websites, Apps).
Ziff. 3: E-Commerce-Funktionen (z. B. Ticketverkauf, Zahlungsabwicklung).
Artikel 4–5 & Anhang II–III: Konkrete technische Anforderungen und Umsetzungsverpflichtungen für Anbieter.
Die EU macht Barrierefreiheit verbindlich: Das EAA setzt klare Zugänglichkeitsstandards für alle Events.
Mehr als Gesetz: Eine Chance für echte Inklusion
Das EAA zwingt Veranstalter nicht nur zur Umsetzung technischer Standards, sondern eröffnet auch die Möglichkeit, Inklusion fest in die DNA der Event-Planung zu integrieren. Die Wahl von barrierefreien Tools und Locations wird zum entscheidenden Kriterium bei der Auswahl von Dienstleistern. Statt kurzfristiger „Accessibility-Fixes“ braucht es echtes Fachwissen und nachhaltige Lösungen, um nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftsfähig zu arbeiten.Auswirkungen des EAA auf Meetings und Veranstaltungen
Wie das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) die Veranstaltungsplanung verändert
Mit dem Inkrafttreten des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) ab Juni 2025 sind Veranstalter verpflichtet, Barrierefreiheit von Beginn an in die Planung ihrer Meetings und Events zu integrieren. Für Event-Planer*innen bedeutet das eine grundlegende Veränderung etablierter Prozesse: Zugänglichkeit wird zur festen Anforderung in jedem Planungsschritt.
Bereits bei der Auswahl des Veranstaltungsorts muss geprüft werden, ob barrierefreie Zugänge, geeignete Sanitäreinrichtungen und assistive Technologien verfügbar sind. Doch auch darüber hinaus sind zahlreiche weitere Maßnahmen erforderlich – zum Beispiel die Gestaltung von Einladungen und Programmen in zugänglichen Formaten sowie der Einsatz barrierefreier Kommunikationsmittel.
Die Umsetzung dieser Anforderungen erfordert ein Umdenken und eine enge Zusammenarbeit mit Dienstleistern, Locations und digitalen Plattformen. Dabei wird Barrierefreiheit nicht als optionale Komfortfunktion verstanden, sondern als gesetzliche und ethische Notwendigkeit – ein zentraler Bestandteil jeder modernen Event-Strategie.
Das EAA ist nicht nur eine regulatorische Maßnahme, sondern ein Katalysator für Inklusion. Durch barrierefreie Lösungen wird es mehr Menschen ermöglicht, aktiv an Veranstaltungen teilzunehmen – unabhängig von körperlichen oder kognitiven Einschränkungen. Das Ergebnis: vielfältigere Zielgruppen, lebendigere Diskussionen und ein inklusives Erlebnis für alle.
Digitale Tools wie mobile Apps mit Live-Untertitelung, Screenreader-kompatible Event-Webseiten oder Formulare zur Abfrage individueller Bedarfe sorgen dafür, dass niemand ausgeschlossen wird. Barrierefreie Veranstaltungen fördern die Wertschätzung unterschiedlicher Perspektiven und stärken das Gemeinschaftsgefühl unter den Teilnehmenden.
Für Veranstalter eröffnen sich dadurch neue Chancen: Die Einhaltung des EAA verbessert nicht nur die Nutzererfahrung, sondern auch die Markenwahrnehmung – und sie schafft Vertrauen bei einem zunehmend divers aufgestellten Publikum.
Wie Event-Management-Software dich bei der Umsetzung der EAA unterstützt
Die Anforderungen des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) stellen viele Veranstalter vor neue Herausforderungen. Digitale Tools allein reichen dabei oft nicht aus – was es braucht, ist eine ganzheitliche Lösung, die Barrierefreiheit konsequent in alle Prozesse integriert. Genau hier kommt Event-Management-Software ins Spiel.
Moderne Event-Management-Software wie Sweap unterstützt dich dabei, Veranstaltungen EAA-konform zu planen und durchzuführen – von der Einladung bis zur Nachbereitung. Sie vereinfacht komplexe Abläufe, stellt barrierefreie Kommunikation sicher und gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um allen Teilnehmenden ein inklusives Erlebnis zu bieten.
Barrierefreie Event-Websites & Formulare
EAA-Bezug: Anhang I, Ziffer 2 – Anforderungen an Websites & mobile Apps. Mit Sweap kannst du barrierefreie Event-Webseiten erstellen, die den Richtlinien des EAA entsprechen. Auch deine Registrierungsformulare können so gestaltet werden, dass sie für Screenreader lesbar, kontrastreich und auf allen Geräten nutzbar sind.
Abfrage individueller Barrierefreiheitsbedarfe
EAA-Bezug: Ziffer 1 – Bereitstellung zugänglicher Informationen. Ein zentrales Element des EAA ist die aktive Berücksichtigung unterschiedlicher Bedürfnisse. Sweap ermöglicht es dir, schon bei der Anmeldung, durch unsere dynamischen Formulare, individuelle Anforderungen deiner Teilnehmenden abzufragen – ob Dolmetscherbedarf, barrierefreier Zugang oder andere Hilfen.
Barrierefreie Event-Kommunikation
EAA-Bezug: Ziffer 1 – Verständliche und barrierefreie Informationen. Sweap ermöglicht den Versand von E-Mails im zugänglichen HTML-Format, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden informiert sind. Mit unserem E-Mail Builder kannst du E-Mails im barrierefreien Formaten gestalten – inklusive Alternativtexten für Bilder und Logos, klarer Struktur und leicht verständlichem Design. So stellst du sicher, dass alle Teilnehmenden deine Nachrichten lesen und verstehen können.
Zugängliche Event-Plattformen
Hybride und virtuelle Events müssen dieselben Barrierefreiheitskriterien erfüllen wie Präsenzveranstaltungen. Sweap unterstützt dich mit einer stabilen, zugänglichen Virtual Event-Platform.
Event-Tickets und Wallets
Auch Tickets, die deine Gäste über Sweap kaufen, entsprechen sowohl in der PDF Version, als auch im Wallet, allen EAA-Vorgaben.
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Rechtliche Folgen bei Verstoß gegen das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)
Das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) verpflichtet alle Veranstalter, ihre digitalen und physischen Angebote zugänglich zu gestalten. Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert mehr als nur ein organisatorisches Problem – es drohen konkrete rechtliche Konsequenzen. Je nach EU-Mitgliedstaat können Bußgelder bis zu 500.000 € verhängt werden. Zudem besteht die Möglichkeit individueller Klagen durch betroffene Personen, deren Zugang zu Events oder Services eingeschränkt war.
Besonders kritisch wird es, wenn Veranstaltungsorte oder Event-Dienstleister dauerhaft gegen EAA-Vorgaben verstoßen: In solchen Fällen sind auch tägliche Zwangsgelder oder Geschäftsuntersagungen möglich. Rechtzeitige Vorbereitung schützt daher nicht nur vor hohen Kosten – sie sichert auch die langfristige Handlungsfähigkeit deines Unternehmens.
Potenzielle rechtliche Strafen
Die Nichteinhaltung der Bestimmungen des EAA kann schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Veranstalter und Veranstaltungsorte, die die Zugänglichkeitsstandards nicht einhalten, könnten mit Geldstrafen oder anderen rechtlichen Maßnahmen konfrontiert werden. Diese Risiken sollten ernst genommen werden, da sie nicht nur finanzielle Belastungen, sondern auch einen erheblichen Reputationsschaden mit sich bringen können.
Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit den Anforderungen des EAA vertraut zu machen und die notwendigen Schritte zur Einhaltung zu unternehmen. Dies schützt nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen, sondern zeigt auch das Engagement für Inklusion und Vielfalt.
Reputationsschäden durch fehlende Barrierefreiheit
In einer digital vernetzten Welt verbreiten sich negative Erfahrungen schnell. Ein unzugänglicher Anmeldeprozess, fehlende Unterstützung vor Ort oder unlesbare Event-Kommunikation – all das kann den Ruf deiner Marke massiv schädigen. Gerade im Event-Bereich, der stark auf Vertrauen, Beziehungen und Empfehlungen basiert, kann ein Imageschaden gravierende Folgen haben.
Barrierefreiheit ist heute nicht mehr nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen gesellschaftlicher Verantwortung. Wer Inklusion ernst nimmt, stärkt das Vertrauen der Teilnehmenden, positioniert sich als zukunftsorientiert – und grenzt niemanden aus.
Finanzielle und weitere Folgen der Nichteinhaltung
Mögliche Folgen bei Nichteinhaltung der Vorschriften:
Geldbußen bis zu 500.000 € (je nach EU-Land unterschiedlich)
Rechtliche Schritte von Einzelpersonen, die keinen Zugang zu Ihren Diensten haben
Tägliche Geldstrafen bei fortgesetzter Nichteinhaltung
Vorbereitung von Veranstaltungen auf die EAA-Konformität
Die Umsetzung der Vorgaben des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) beginnt bereits weit vor dem eigentlichen Event. Veranstalter sollten frühzeitig konkrete Maßnahmen einplanen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und ein wirklich inklusives Veranstaltungserlebnis zu schaffen.
Ob digital oder vor Ort – EAA-Konformität bedeutet, Barrierefreiheit konsequent mitzudenken und mit den richtigen Tools gezielt umzusetzen.
Digitale Zugänglichkeit gewährleisten
Einladungen und Programme müssen so gestaltet sein, dass sie für alle Menschen zugänglich sind – auch für Personen mit Seh- oder Hörbehinderungen.
Dazu gehört z. B. der Einsatz von Kontrastfarben, verständlicher Sprache, responsivem Design und Screenreader-kompatiblen Strukturen. Auch bei E-Mails sollten Alternativtexte und klare Layouts zum Standard gehören. Moderne Event-Management-Software wie Sweap bietet viele dieser Funktionen direkt integriert.
Barrierefreie Event-Kommunikation beginnt mit gemeinsamer Planung.
Zusätzlich sollten Event-Planer sicherstellen, dass alle digitalen Kommunikationsmittel, wie Einladungen und Programme, den Zugänglichkeitsstandards entsprechen. Dies trägt dazu bei, dass alle Teilnehmenden über die Veranstaltung informiert sind und die Möglichkeit haben, sich aktiv zu beteiligen.
Auswahl barrierefreier Veranstaltungsorte
Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes ist ein weiterer entscheidender Schritt zur Einhaltung des EAA. Veranstalter sollten gezielt nach Orten suchen, die über die notwendigen Einrichtungen und Dienstleistungen verfügen, um eine barrierefreie Umgebung zu schaffen. Dazu gehört die Überprüfung von Zugängen, Parkmöglichkeiten und der Verfügbarkeit von assistiven Technologien.
über akustische Leitsysteme oder Induktionsschleifen verfügen,
visuelle und taktile Orientierungshilfen bereitstellen.
Solche Aspekte sollten bereits in der Angebotsphase abgefragt werden. Vor der finalen Auswahl empfiehlt sich eine persönliche Begehung mit Checkliste – idealerweise gemeinsam mit einer Person mit Behinderung oder einer Barrierefreiheitsberatung. So lassen sich Schwachstellen frühzeitig erkennen und gezielt beheben.
Ein barrierefreier Veranstaltungsort schafft echte Teilhabe für alle Teilnehmenden.
Bereitstellung von Unterstützungsdiensten
Die Bereitstellung von Unterstützungsdiensten ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Zugänglichkeit. Dies kann die Bereitstellung von Gebärdendolmetschern, assistiven Technologien oder speziellen Dienstleistungen für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen umfassen. Diese Dienste sollten im Voraus geplant und kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die Unterstützung erhalten, die sie benötigen.
Dazu zählen z. B.:
Gebärdensprachdolmetscher*innen
Live-Untertitelung bei Vorträgen
mobile Rampen oder Leihrollstühle
Betreuungspersonal oder Begleitservices
Ein inklusives Erlebnis erfordert, dass Veranstalter proaktiv an die Bedürfnisse aller Teilnehmenden denken und sicherstellen, dass Unterstützung verfügbar ist, wenn sie benötigt wird. Dies fördert nicht nur die Teilhabe, sondern zeigt auch das Engagement für eine inklusive Veranstaltung.
Digitale EAA-Checkliste: Deine Orientierungshilfe zur Barrierefreiheit
Du möchtest checken, ob deine Events EAA-konform sind? Lade dir hier die interaktive, digitale Checkliste für EAA-konforme Veranstaltungen herunter. Dieses Tool wird Event-Planer:innen dabei unterstützen, alle relevanten Aspekte der Barrierefreiheit strukturiert zu überprüfen – von digitalen Anmeldeprozessen bis hin zur physischen Zugänglichkeit vor Ort.
Die Checkliste hilft dir, keine wichtigen Anforderungen zu übersehen, und bietet konkrete Handlungsempfehlungen entlang der gesamten Event-Planung. So kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung den Vorgaben des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) entspricht – und dabei gleichzeitig echte Inklusion ermöglichst.
Die Anforderungen des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) sind komplex – und sie betreffen sämtliche Bereiche der Veranstaltungsplanung. Wer EAA-konform arbeiten will, muss bestehende Prozesse kritisch hinterfragen und aktiv weiterentwickeln. Hier kommen zwei strategische Hebel ins Spiel: Selbstanalyse und externe Expertise.
Bestehende Praktiken auf Barrierefreiheit überprüfen
Gemeinsam prüft das Event-Team bestehende Prozesse auf Inklusion und Verbesserungen.
Event-Planer*innen sollten ihre aktuellen Arbeitsweisen einem gründlichen Check unterziehen. Welche Tools werden verwendet? Wie barrierefrei sind Anmeldeformulare, Locations und die Kommunikation? Wurde bereits Feedback von Teilnehmenden mit Behinderungen eingeholt?
Die regelmäßige Analyse hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Verbesserungen umzusetzen – z. B. durch barrierearme Sprache, bessere technische Lösungen oder neue Partner für barrierefreie Services. Besonders wichtig: Dieser Prozess endet nicht nach einem Event, sondern ist dauerhaft Bestandteil professioneller Event-Planung.
Engagement von Barrierefreiheitsexperten
EAA-Konformität erfordert Fachwissen. Die Zusammenarbeit mit Barrierefreiheitsberater*innen, Behindertenverbänden oder spezialisierten Agenturen bietet wertvolle Impulse – sowohl zur Einhaltung der Vorschriften als auch zur Optimierung der Nutzererfahrung. Diese Expertise hilft dabei, auch „blinde Flecken“ in der eigenen Planung sichtbar zu machen.
Auch intern sollten Verantwortlichkeiten geklärt sein: Wer ist für die Umsetzung barrierefreier Maßnahmen zuständig? Gibt es eine definierte EAA-Roadmap? Solche Fragen sind essenziell, um das Thema nachhaltig zu verankern.Schulung und Ressourcenallokation
Mitarbeiterschulungen als Schlüssel zur Umsetzung
Event-Planer*innen, Helfer*innen, Techniker*innen – alle Beteiligten sollten wissen, wie sie auf die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen eingehen können. Schulungen helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen und Handlungssicherheit zu schaffen.
Inhalte könnten sein:
Grundlagen zur Barrierefreiheit gemäß EAA
Sensibilisierung für verschiedene Behinderungsformen
Umgang mit assistiven Technologien und Services vor Ort
Checklisten für barrierefreies Verhalten im Event-Ablauf
Diese Trainings stärken nicht nur die Kompetenz, sondern auch die Haltung deines Teams – ein wichtiger Baustein für eine inklusive Event-Kultur
Ressourcen gezielt bereitstellen
Neben Wissen braucht es auch Ausstattung: Vom tragbaren Rampensystem bis zur mobilen Dolmetschanlage – alle notwendigen Hilfsmittel sollten geplant, budgetiert und vor Ort verfügbar sein. Auch gedruckte Materialien, digitale Geräte oder barrierefreie Leitsysteme gehören dazu.
Dein nächster Schritt: Selbstcheck mit System
Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir dir eine digitale Checkliste für EAA-konforme Veranstaltungen bereit. Sie hilft dir dabei, strukturiert und systematisch alle relevanten Aspekte zu prüfen – von der Event-Website über die Location bis zur Kommunikation.
Das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) ist mehr als eine gesetzliche Vorschrift – es ist ein Aufruf zu Veränderung. Für viele Event-Planer*innen mag der Weg zu vollständiger Barrierefreiheit zunächst komplex erscheinen. Doch mit jedem Schritt entsteht ein Mehrwert: für die Teilnehmenden, die Marke – und für die gesamte Event-Kultur.
Barrierefreiheit bedeutet, niemanden zurückzulassen. Wer heute beginnt, die Anforderungen des EAA umzusetzen, handelt nicht nur vorausschauend, sondern verantwortungsvoll. Und vor allem: mutig.
Du musst diesen Weg nicht alleine gehen. Sweap unterstützt dich mit den passenden Tools, Prozessen und bald auch mit einer digitalen Checkliste zur EAA-Konformität. Ob barrierefreie Event-Websites, personalisierte und zugängliche Kommunikation – wir geben dir das System, das du brauchst, um moderne, inklusive Veranstaltungen umzusetzen.
