EAA im Event-Management: Was du ab Ende Juni 2025 umsetzen musst

1. Inhalt des Artikels
2. Überblick über das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)
3. Vorbereitung von Veranstaltungen auf die EAA-Konformität
4. Umfassende Vorbereitungsstrategien
5. Rechtliche Folgen bei Verstoß gegen das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)
6. Digitale EAA-Checkliste: Deine Orientierungshilfe zur Barrierefreiheit
7. Barrierefreiheit als Chance für bessere Events

Ab dem 28. Juni 2025 wird das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) in Kraft treten und die Eventplanung in der EU grundlegend verändern. Für Event-Manager*innen ist es entscheidend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen, um sicherzustellen, dass ihre Veranstaltungen den gesetzlichen Standards entsprechen.

In diesem Artikel erfährst du, wie Event Management Software wie Sweap dir helfen kann, die EAA-konforme Umsetzung zu garantieren und deine Veranstaltungen inklusiver zu gestalten.

Überblick über das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)

Das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA), offiziell die Richtlinie (EU) 2019/882, wird weitreichende Auswirkungen auf die Gestaltung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen haben. Ziel der EU ist es, die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen in allen Bereichen des öffentlichen Lebens zu verbessern – einschließlich der Eventbranche. Produkte und Dienstleistungen, die in der EU angeboten werden, müssen künftig barrierefrei gestaltet sein – das gilt insbesondere für digitale Tools und Services im Eventbereich. Anbieter wie Sweap spielen hierbei eine zentrale Rolle.

Relevante Anforderungen des EAA für Veranstaltungen

Die EAA-Richtlinie definiert zentrale Anforderungen, die auch Event-Planer*innen betreffen:

Artikel 2 & 3: Definitionen von Produkten und Dienstleistungen – darunter fallen Event-Software und digitale Plattformen.

Anhang I:

• Ziff. 1: Informationsbereitstellung und barrierefreie Kommunikation (z. B. Einladung, Programm, Notfallinfos).

• Ziff. 2: Anforderungen an Websites und mobile Anwendungen (inkl. Event-Websites, Apps).

• Ziff. 3: E-Commerce-Funktionen (z. B. Ticketverkauf, Zahlungsabwicklung).

Artikel 4–5 & Anhang II–III: Konkrete technische Anforderungen und Umsetzungsverpflichtungen für Anbieter.

Mehr als Gesetz: Eine Chance für echte Inklusion

Mit dem Inkrafttreten des EAA ab Juni 2025 sind Veranstaltende verpflichtet, Barrierefreiheit von Beginn an in die Planung ihrer Meetings und Events zu integrieren. Für Event-Planer*innen bedeutet das eine grundlegende Veränderung etablierter Prozesse: Zugänglichkeit wird zur festen Anforderung in jedem Planungsschritt.

Vorbereitung von Veranstaltungen auf die EAA-Konformität

Die Umsetzung der Vorgaben des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) beginnt bereits weit vor dem eigentlichen Event. Ob digital oder vor Ort – EAA-Konformität bedeutet, Barrierefreiheit konsequent mitzudenken und mit den richtigen Tools gezielt umzusetzen.

Digitale Zugänglichkeit gewährleisten

Alle digitalen Kommunikationsmittel wie z.B. E-Mails, Einladungen, Programme müssen den Zugänglichkeitsstandards entsprechen und so gestaltet sein, dass sie für alle Menschen zugänglich sind – auch für Personen mit Seh- oder Hörbehinderungen.

Dazu gehören:

• Nutzung von Kontrastfarben

• verständliche Sprache

• responsives Design

• Screenreader-kompatible Strukturen

• Alternativtexte

• klare Layouts

Auswahl barrierefreier Veranstaltungsorte

Zur Einhaltung des EAA sollten Veranstaltende gezielt nach Orten suchen, die über die notwendigen Einrichtungen und Dienstleistungen verfügen, um eine barrierefreie Umgebung zu schaffen. Dazu gehört die Überprüfung von Zugängen, Parkmöglichkeiten und der Verfügbarkeit von assistiven Technologien.

Event-Planer*innen sollten gezielt Orte auswählen, die:

• stufenlosen Zugang ermöglichen,

• rollstuhlgerechte Sanitäranlagen bieten,

• über akustische Leitsysteme oder Induktionsschleifen verfügen,

• visuelle und taktile Orientierungshilfen bereitstellen.

Bereitstellung von Unterstützungsdiensten

Die Bereitstellung von Unterstützungsdiensten ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Zugänglichkeit. Dies kann die Bereitstellung von Gebärdendolmetschern, assistiven Technologien oder speziellen Dienstleistungen für Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen umfassen. Diese Dienste sollten im Voraus geplant und kommuniziert werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden die Unterstützung erhalten, die sie benötigen.

Dazu zählen z. B.:

• Gebärdensprachdolmetscher*innen

• Live-Untertitelung bei Vorträgen

• mobile Rampen oder Leihrollstühle

• Betreuungspersonal oder Begleitservices

Umfassende Vorbereitungsstrategien

Die Anforderungen des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) sind komplex – und sie betreffen sämtliche Bereiche der Veranstaltungsplanung. Wer EAA-konform arbeiten will, muss bestehende Prozesse kritisch hinterfragen und aktiv weiterentwickeln. 

Bestehende Praktiken auf Barrierefreiheit überprüfen

Welche Tools werden verwendet? Wie barrierefrei sind Anmeldeformulare, Locations und die Kommunikation? Wurde bereits Feedback von Teilnehmenden mit Behinderungen eingeholt?

Die regelmäßige Analyse hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Verbesserungen umzusetzen.

Engagement von Barrierefreiheitsexperten

EAA-Konformität erfordert Fachwissen. Die Zusammenarbeit mit Barrierefreiheitsberater:innen, Behindertenverbänden oder spezialisierten Agenturen bietet wertvolle Impulse – sowohl zur Einhaltung der Vorschriften als auch zur Optimierung der Nutzererfahrung. Auch intern sollten Verantwortlichkeiten geklärt sein.

Mitarbeitendenschulungen als Schlüssel zur Umsetzung

Event-Planer*innen, Helfer*innen, Techniker*innen – alle Beteiligten sollten wissen, wie sie auf die Bedürfnisse von Menschen mit Behinderungen eingehen können. Schulungen helfen dabei, Unsicherheiten abzubauen und Handlungssicherheit zu schaffen.

Inhalte könnten sein:

• Grundlagen zur Barrierefreiheit gemäß EAA

• Sensibilisierung für verschiedene Behinderungsformen

• Umgang mit assistiven Technologien und Services vor Ort

• Checklisten für barrierefreies Verhalten im Event-Ablauf

Ressourcen gezielt bereitstellen

Neben Wissen braucht es auch Ausstattung: Vom tragbaren Rampensystem bis zur mobilen Dolmetschanlage – alle notwendigen Hilfsmittel sollten geplant, budgetiert und vor Ort verfügbar sein. Auch gedruckte Materialien, digitale Geräte oder barrierefreie Leitsysteme gehören dazu.

Dein nächster Schritt: Selbstcheck mit System

Um den Einstieg zu erleichtern, stellen wir dir eine digitale Checkliste für EAA-konforme Veranstaltungen bereit. Sie hilft dir dabei, strukturiert und systematisch alle relevanten Aspekte zu prüfen – von der Event-Website über die Location bis zur Kommunikation.

Wie Event-Management-Software dich bei der Umsetzung der EAA unterstützt

Die Anforderungen (EAA) stellen viele Veranstaltende vor neue Herausforderungen. Digitale Tools allein reichen dabei oft nicht aus – es braucht eine ganzheitliche Lösung, die Barrierefreiheit konsequent in alle Prozesse integriert. Genau hier kommt Event-Management-Software ins Spiel.

Moderne Event-Management-Software wie Sweap unterstützt dich dabei, Veranstaltungen EAA-konform zu planen und durchzuführen – von der Einladung bis zur Nachbereitung. Sie vereinfacht komplexe Abläufe, stellt barrierefreie Kommunikation sicher und gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um allen Teilnehmenden ein inklusives Erlebnis zu bieten.

Barrierefreie Event-Websites & Formulare

EAA-Bezug: Anhang I, Ziffer 2 – Anforderungen an Websites & mobile Apps.
Mit Sweap kannst du barrierefreie Event-Webseiten erstellen, die den Richtlinien des EAA entsprechen. Auch deine Registrierungsformulare können so gestaltet werden, dass sie für Screenreader lesbar, kontrastreich und auf allen Geräten nutzbar sind.

Abfrage individueller Barrierefreiheitsbedarfe

EAA-Bezug: Ziffer 1 – Bereitstellung zugänglicher Informationen.
Ein zentrales Element des EAA ist die aktive Berücksichtigung unterschiedlicher Bedürfnisse. Sweap ermöglicht es dir, schon bei der Anmeldung, durch unsere dynamischen Formulare, individuelle Anforderungen deiner Teilnehmenden abzufragen – ob Dolmetscherbedarf, barrierefreier Zugang oder andere Hilfen.

Barrierefreie Event-Kommunikation

EAA-Bezug: Ziffer 1 – Verständliche und barrierefreie Informationen.
Sweap ermöglicht den Versand von E-Mails im zugänglichen HTML-Format, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden informiert sind. Mit unserem E-Mail Builder kannst du E-Mails im barrierefreien Formaten gestalten – inklusive Alternativtexten für Bilder und Logos, klarer Struktur und leicht verständlichem Design. So stellst du sicher, dass alle Teilnehmenden deine Nachrichten lesen und verstehen können.

Zugängliche Event-Plattformen

Hybride und virtuelle Events müssen dieselben Barrierefreiheitskriterien erfüllen wie Präsenzveranstaltungen. Sweap unterstützt dich mit einer stabilen, zugänglichen Virtual Event-Platform.

Event-Tickets und Wallets

Auch Tickets, die deine Gäste über Sweap kaufen, entsprechen sowohl in der PDF Version, als auch im Wallet, allen EAA-Vorgaben.

Rechtliche Folgen bei Verstoß gegen das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA)

Das EAA verpflichtet alle Veranstaltende, ihre digitalen und physischen Angebote zugänglich zu gestalten. Wer diese Vorgaben ignoriert, riskiert mehr als nur ein organisatorisches Problem – es drohen konkrete rechtliche Konsequenzen. Je nach EU-Mitgliedstaat können Bußgelder bis zu 500.000 € verhängt werden. Zudem besteht die Möglichkeit individueller Klagen durch betroffene Personen, deren Zugang zu Events oder Services eingeschränkt war.

Besonders kritisch wird es, wenn Veranstaltungsorte oder Event-Dienstleister dauerhaft gegen EAA-Vorgaben verstoßen: In solchen Fällen sind auch tägliche Zwangsgelder oder Geschäftsuntersagungen möglich. Rechtzeitige Vorbereitung schützt daher nicht nur vor hohen Kosten – sie sichert auch die langfristige Handlungsfähigkeit deines Unternehmens.

Reputationsschäden durch fehlende Barrierefreiheit

In einer digital vernetzten Welt verbreiten sich negative Erfahrungen schnell. Ein unzugänglicher Anmeldeprozess, fehlende Unterstützung vor Ort oder unlesbare Event-Kommunikation – all das kann den Ruf deiner Marke massiv schädigen. Gerade im Event-Bereich, der stark auf Vertrauen, Beziehungen und Empfehlungen basiert, kann ein Imageschaden gravierende Folgen haben.

Barrierefreiheit ist heute nicht mehr nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch ein Zeichen gesellschaftlicher Verantwortung. Wer Inklusion ernst nimmt, stärkt das Vertrauen der Teilnehmenden, positioniert sich als zukunftsorientiert – und grenzt niemanden aus.

Finanzielle und weitere Folgen der Nichteinhaltung

Mögliche Folgen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

• Geldbußen bis zu 500.000 € (je nach EU-Land unterschiedlich)

• Rechtliche Schritte von Einzelpersonen, die keinen Zugang zu Ihren Diensten haben

• Tägliche Geldstrafen bei fortgesetzter Nichteinhaltung

Digitale EAA-Checkliste: Deine Orientierungshilfe zur Barrierefreiheit

Du möchtest checken, ob deine Events EAA-konform sind? Lade dir hier die interaktive, digitale Checkliste für EAA-konforme Veranstaltungen herunter. Dieses Tool wird Event-Planer:innen dabei unterstützen, alle relevanten Aspekte der Barrierefreiheit strukturiert zu überprüfen – von digitalen Anmeldeprozessen bis hin zur physischen Zugänglichkeit vor Ort.

Die Checkliste hilft dir, keine wichtigen Anforderungen zu übersehen, und bietet konkrete Handlungsempfehlungen entlang der gesamten Event-Planung. So kannst du sicherstellen, dass deine Veranstaltung den Vorgaben des Europäischen Barrierefreiheitsgesetzes (EAA) entspricht – und dabei gleichzeitig echte Inklusion ermöglichst.

Barrierefreiheit als Chance für bessere Events

Das Europäische Barrierefreiheitsgesetz (EAA) ist mehr als eine gesetzliche Vorschrift – es ist ein Aufruf zu Veränderung. Für viele Event-Planer*innen mag der Weg zu vollständiger Barrierefreiheit zunächst komplex erscheinen. Doch mit jedem Schritt entsteht ein Mehrwert: für die Teilnehmenden, die Marke – und für die gesamte Event-Kultur.

Barrierefreiheit bedeutet, niemanden zurückzulassen. Wer heute beginnt, die Anforderungen des EAA umzusetzen, handelt nicht nur vorausschauend, sondern verantwortungsvoll. Und vor allem: mutig.

Du musst diesen Weg nicht alleine gehen. Sweap unterstützt dich mit den passenden Tools, Prozessen und bald auch mit einer digitalen Checkliste zur EAA-Konformität. Ob barrierefreie Event-Websites, personalisierte und zugängliche Kommunikation – wir geben dir das System, das du brauchst, um moderne, inklusive Veranstaltungen umzusetzen.