Braucht dein Event Sponsor:innen? Für viele Event-Teams ist das eine naheliegende Frage, denn Budgets sind oft knapp und die Erwartungen hoch. Sponsoring kann helfen, Kosten zu decken. Gleichzeitig bringt es dir Reichweite, neue Kontakte und Glaubwürdigkeit, wenn die richtigen Partner:innen dabei sind.
In diesem Artikel erfährst du, was Event-Sponsoring genau ist, welche Arten es gibt und wie du Sponsor:innen findest, die wirklich zu deinem Event passen.
Was ist Event-Sponsoring?
Beim Event-Sponsoring unterstützen Unternehmen oder Organisationen eine Veranstaltung und bekommen dafür eine Gegenleistung, meist Sichtbarkeit bei deiner Zielgruppe. Die Unterstützung muss dabei nicht immer Geld sein. Sponsor:innen können auch Sachleistungen stellen, zum Beispiel die Location, Technik, Catering oder Preise für ein Gewinnspiel.
Wichtig ist: Sponsoring ist keine Spende. Beide Seiten vereinbaren, was sie einbringen und was sie dafür bekommen.
Warum lohnt sich Event-Sponsoring?
Wenn es gut gemacht ist, profitieren alle Beteiligten: du als Veranstalter:in, deine Sponsor:innen und auch deine Gäste, die ein besseres Event erleben. Diese Vorteile bringt Sponsoring mit sich:
Finanzielle Unterstützung
Geld ist die häufigste Form des Sponsorings. Ein Event zu organisieren kostet viel, und das Budget ist eines der wichtigsten Themen in der Planung. Zusätzliche Mittel aus Sponsoring verschaffen dir Spielraum. Setz sie gezielt dort ein, wo sie für deine Ziele am meisten bewirken, etwa für ein stärkeres Programm oder ein besseres Erlebnis vor Ort. Wie du Einnahmen und Ausgaben sauber planst, liest du in unserem Leitfaden für dein Event-Budget.
Mehr und passendere Reichweite
Sponsor:innen haben ihre eigenen Kontakte und Kanäle. Wenn sie dein Event dort teilen, erreichst du Menschen, die du alleine nur mit viel Aufwand erreichen würdest. Entscheidend ist, dass die Zielgruppe deiner Sponsor:innen zu deinem Event passt. Ein Sponsoring, das thematisch nicht passt, bringt wenig und kann im schlimmsten Fall sogar dem Image deines Events schaden.
Mehr Bekanntheit für deine Marke
Wenn mehr Menschen von deinem Event erfahren, wächst auch die Bekanntheit deiner Marke. Davon profitieren auch deine nächsten Veranstaltungen und deine Organisation insgesamt.
Vertrauen und Glaubwürdigkeit
Bekannte und angesehene Partnerunternehmen stärken das Vertrauen in dein Event. Wenn Unternehmen dabei sind, die deine Zielgruppe kennt und schätzt, wirkt das wie eine Empfehlung, schon bevor das Event beginnt.
Arten von Event-Sponsoring
1. Finanzielles Sponsoring
Die häufigste Form: Sponsor:innen zahlen einen Betrag und bekommen dafür die Leistungen, die ihr vorher vereinbart habt. Am einfachsten arbeitest du mit festen Sponsoring-Paketen, zum Beispiel in drei Stufen mit unterschiedlichen Leistungen.
2. Sachsponsoring
Statt Geld stellen Sachsponsor:innen Produkte oder Dienstleistungen bereit. Das kann eine barrierefreie Location sein, das Catering, Veranstaltungstechnik oder Preise für ein Gewinnspiel. Auch hier gilt: Es ist keine Wohltätigkeit. Beide Seiten vereinbaren eine Gegenleistung.
3. Mediensponsoring
Mediensponsor:innen bewerben dein Event über ihre Kanäle, etwa in einem Fachmagazin, einem Newsletter oder auf Social Media. Du bekommst Reichweite, ohne dafür ein eigenes Werbebudget zu brauchen. Das Medium wird im Gegenzug mit deinem Event in Verbindung gebracht und bekommt exklusive Inhalte oder Sichtbarkeit vor Ort.
4. Promotion-Partner:innen
Promotion-Partner:innen sind Personen oder Organisationen mit einer engagierten Community, die zu deiner Zielgruppe passt. Bei B2B-Events sind das zum Beispiel Branchenverbände, Expert:innen mit großer Reichweite auf LinkedIn oder deine eigenen Speaker:innen. Ihre Empfehlung wirkt persönlicher als eine Anzeige, weil ihre Community ihnen vertraut.
Was du Sponsor:innen bieten kannst
Sponsoring funktioniert am besten, wenn beide Seiten klar wissen, was sie bekommen. Überleg dir vorab, welche Leistungen du anbieten kannst, zum Beispiel:
Logo und Erwähnung auf der Event-Seite, in Einladungen und vor Ort
Einen eigenen Stand oder Bereich auf dem Event
Einen Programmpunkt, etwa einen Vortrag oder eine Session
Freikarten für Kund:innen oder Mitarbeitende
Eine Auswertung nach dem Event mit Zahlen zu Anmeldungen, Teilnehmenden und Reichweite
Gerade die Auswertung wird oft unterschätzt. Wenn du Sponsor:innen nach dem Event mit klaren Zahlen zeigen kannst, was ihr Engagement gebracht hat, steigt die Chance, dass sie beim nächsten Mal wieder dabei sind.
Ein wichtiger Hinweis zum Datenschutz: Wenn Sponsor:innen Kontaktdaten deiner Teilnehmenden bekommen sollen, brauchst du dafür in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung, zum Beispiel über eine eigene Checkbox bei der Anmeldung. Klär die Details am besten mit deinem Datenschutzteam.
Wege zur Sponsorensuche
Sponsor:innen zu finden muss nicht kompliziert sein. Mit diesen Ansätzen kommst du schneller ans Ziel.
Leg deine Ziele fest
Nicht jede:r Sponsor:in passt zu jedem Ziel. Wenn du zum Beispiel eine bestimmte Location brauchst, helfen dir Mediensponsor:innen nicht weiter. Klär deshalb zuerst, was du erreichen willst: mehr Budget, mehr Reichweite, eine bessere Ausstattung oder mehr Glaubwürdigkeit. Wenn du mehrere Ziele hast, brauchst du vielleicht auch unterschiedliche Partner:innen.
Sprich Sponsor:innen ähnlicher Events an
Schau dir an, welche Unternehmen bei Veranstaltungen in deiner Branche als Sponsor:innen auftreten. Sie wissen bereits, was Event-Sponsoring bringt, und ihre Zielgruppe überschneidet sich wahrscheinlich mit deiner. Das macht das erste Gespräch deutlich einfacher.
Konzentrier dich auf Partner:innen, die zu deinen Werten passen
Gespräche mit Sponsor:innen kosten Zeit. Sprich deshalb gezielt Marken an, die zu den Zielen und dem Image deines Events passen. Wenn dein Event zum Beispiel besonders nachhaltig ist, suchst du am besten Partner:innen, die dieses Thema ebenfalls ernst nehmen.
Frag dein Publikum
Die Interessen deiner Zielgruppe sind ein guter Kompass. Welche Marken und Unternehmen schätzt sie? Eine kurze Frage bei der Anmeldung oder in der Feedback-Umfrage nach dem Event liefert dir oft wertvolle Hinweise. Wenn Gäste vor Ort Marken sehen, die sie kennen und mögen, kommt das auch beim Event gut an.
Nutze digitale Plattformen
Es gibt Plattformen, die Veranstalter:innen und Sponsor:innen zusammenbringen. SponsorPitch richtet sich zum Beispiel an Festivals, Konferenzen, Non-Profit-Organisationen und andere Veranstalter:innen, die passende Marken suchen (SponsorPitch). Für Sport-Events gibt es spezialisierte Plattformen wie OpenSponsorship. Gerade für B2B-Events im deutschsprachigen Raum lohnt sich aber oft der direkte Weg über LinkedIn, Branchenverbände und bestehende Kund:innen und Partner:innen.
Fazit
Event-Sponsoring kann viel zum Erfolg deiner Veranstaltung beitragen. Es bringt dir zusätzliches Budget, mehr Reichweite und Vertrauen bei deiner Zielgruppe. Entscheidend ist, dass du die richtigen Partner:innen findest: Unternehmen, deren Zielgruppe und Werte zu deinem Event passen. Mit klaren Paketen und einer guten Auswertung nach dem Event wird aus einem einmaligen Sponsoring eine langfristige Partnerschaft.
Häufige Fragen zum Event-Sponsoring
Bei einer Spende gibt es keine Gegenleistung. Beim Sponsoring vereinbaren beide Seiten, was sie einbringen und was sie bekommen, zum Beispiel Geld gegen Sichtbarkeit auf dem Event.
Möglichst früh. Viele Unternehmen planen ihre Sponsoring-Budgets ein Jahr im Voraus. Für größere Events lohnt es sich deshalb, sechs bis zwölf Monate vorher die ersten Gespräche zu führen.
Mit einem klaren Angebot: Wer ist deine Zielgruppe, wie viele Teilnehmende erwartest du, und welche Leistungen bekommen Sponsor:innen konkret? Zahlen aus früheren Events machen dein Angebot deutlich überzeugender.