Die Berlin Social Academy nutzt Sweap zur Koordination von 50 vor-Ort und virtuellen Einzel-Events in einer intensiven Event-Woche.
Die Herausforderung
Im Rahmen der Berlin Social Academy, stellt die Koordination von bis zu 50 einzelnen, teilweise zeitgleichen Events in einer Woche das Team vor große Herausforderungen in Bezug auf Anmeldung, Abmeldung und Überblick über Event-Absagen.
Die Lösung
Dank Sweap kann die Berlin Social Academy mehrere gleichzeitige Events effizient durchführen. Die einfache Integration von Links für virtuelle Events und die Echtzeit-Übersicht über den Status jedes Events ermöglichen eine reibungslose Event-Koordination. Sweap ermöglichte es der Berlin Social Academy, den Überblick über den Status aller 50 Events in Echtzeit zu behalten, von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung.
Die Berlin Social Academy ist ein jährliches Event, das eine Woche dauert und bis zu 50 einzelne Events umfasst. Diese Hybrid-Veranstaltung erfordert eine präzise Koordination und Verwaltung. Rebekka Hesse, verantwortlich für das Event-Management, nutzt Sweap, um diese komplexe Aufgabe zu meistern.
Die Komplexität von 50 Events in einer Woche meistern
Mit der Herausforderung konfrontiert, bis zu 50 Einzelveranstaltungen innerhalb einer Woche zu koordinieren, hat Rebekka und ihr Team auf die umfassenden Funktionen von Sweap gesetzt. Die Möglichkeit, jedes Event individuell zu planen und gleichzeitig den Gesamtüberblick zu behalten, war entscheidend. Die effiziente Gestaltung der Event-Registrierung, -Kommunikation und des Gästemanagements über Sweap ermöglichte es dem Team, den hohen koordinatorischen Aufwand zu bewältigen und gleichzeitig die Teilnehmendenzahl im Vergleich zu den letzten Jahren zu steigern.
Die Event-Übersicht der Berlin Social Academy
Technische Umsetzung & Teilnehmendenreise
Einige Hauptfunktionsgruppen von Sweap – Event-Registrierung, Event-Kommunikation per E-Mail und Gästemanagement – wurden für die Berlin Social Academy zielgerichtet eingesetzt, um die Veranstaltungsreihe effizient durchzuführen. Die Bewerbung der gesamten Veranstaltung erfolgte in diesem Fall nicht durch Swaep, sondern mittels eigenen Mailings. Diese Mailings führten Interessierte auf die Webseite der Berlin Social Academy, auf der eine einbettbare Sweap Veranstaltungsübersicht alle Events darstellte. Von dort aus wurden die Teilnehmenden zu den Sweap-Registrierungsseiten der einzelnen Events geleitet, wo sie sich anmelden konnten.
Alles im Blick: das Sweap Dashboard
Jedes Event wurde individuell in Sweap angelegt, wobei für virtuelle Events einfache Link-Einbindungen genutzt wurden. Diese Links führten die Teilnehmenden zu den jeweiligen Online-Plattformen der Kurse, sei es Zoom, Microsoft Teams oder andere Tools, die von den Referenten ausgewählt wurden.
Die Event-Kommunikation über Sweap spielte eine entscheidende Rolle in der Reise der Teilnehmenden. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen sorgten für eine durchgehende Informationskette – von der Bestätigung über Erinnerungen bis hin zum Feedback nach den Events. Diese technische Lösung erlaubte es, trotz der Komplexität und des Umfangs der Event-Woche eine persönliche und aktivierende Teilnehmendenerfahrung zu gewährleisten. Sweap erlaubte eine nahtlose Integration in das bestehende technische Setup der Berlin Social Academy.
Event-Kommunikation pro Subevent
Die Macht der Echtzeit-Event-Übersicht
Sweap bietet die Möglichkeit, in Echtzeit den Status jedes einzelnen Events zu überwachen. Diese Funktion erwies sich als unverzichtbar für die schnelle Anpassung an unerwartete Änderungen und die effektive Kommunikation mit Referenten und Teilnehmenden. Die Transparenz und Kontrolle, die durch die Live-Daten gewährleistet wurden, trugen maßgeblich dazu bei, die Komplexität der Event-Woche zu managen.
Dank Sweap können wir jetzt in Echtzeit den Status aller unserer Events überblicken. Das war ein Gamechanger für unsere Planungssicherheit und hat den Organisationsaufwand erheblich verringert.
Rebekka HesseCommunity- & Qualifizierungsmanagement, Berlin Social Academy │ vostel.de
Vereinfachung der virtuellen und physischen Event-Koordination
Durch die Nutzung von Sweap gelang es, sowohl virtuelle als auch physische Events mit Leichtigkeit zu koordinieren. Die Plattform ermöglichte eine flexible Handhabung der Veranstaltungsformate, indem für virtuelle Events einfache Link-Einbindungen und für Vor-Ort-Events detaillierte Teilnehmerinformationen bereitgestellt wurden. Diese Flexibilität erleichterte die Anpassung an die Bedürfnisse der Teilnehmenden und Referenten und förderte eine hohe Teilnahme- und Zufriedenheitsrate.
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Dank Sweap konnte Rebekka mit ihrem Team die logistischen Herausforderungen der Event-Woche der Berlin Social Academy meistern. Die Plattform unterstützte das Team nicht nur bei der Bewältigung logistischer Herausforderungen, sondern trug auch zu einer signifikanten Zeitersparnis und einer Reduktion von Support-Anfragen bei. Das erfolgreiche Abschneiden unterstreicht, wie Sweap die Qualität der Veranstaltung und die Erfahrung der Teilnehmenden verbesserte und bestärkt die Berlin Social Academy in der Entscheidung, auch zukünftige Events auf dieser Grundlage zu planen
Mit Sweap haben wir es geschafft, die komplexe Logistik unserer Event-Woche zu vereinfachen und jederzeit den vollen Überblick zu behalten. Das Tool hat uns ermöglicht, sowohl Präsenz- als auch virtuelle Veranstaltungen erfolgreich zu managen.
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