Cleveres Budgetieren mit dem Event Budget Manager

1. Inhalt des Artikels
2. 1. Der Event Budget Manager – dein Cockpit für Event-Finanzen
3. 2. Dashboard: Alle Events und Budgets auf einen Blick
4. 3. Die erste Event-Erstellung
5. 4. Event-Detailansicht: Budgetsteuerung im einzelnen Event
6. 5. Globale Verwaltung & Reports: Vom Einzel-Event zum Portfolio-Management
7. 6. Vom Zahlenchaos zur strategischen Steuerung

Nutze jetzt deine Chance, dir den Event Budget Manager kostenlos zu holen!Events gehören zu den teuersten Investitionen im Marketing. Doch ohne klare Budgetsteuerung fehlt schnell der Überblick über Kosten, Einnahmen und Wirtschaftlichkeit. Der neue Event Budget Manager - powered by Sweap bündelt alle Event-Budgets an einem Ort und macht transparent, wie viel geplant, zugewiesen, ausgegeben und verdient wurde.  

1. Der Event Budget Manager – dein Cockpit für Event-Finanzen 

Der Event Budget Manager bündelt alle relevanten Budgetdaten zu deinen Events an einem Ort und macht sie aktiv nutzbar. Statt nur zu dokumentieren, unterstützt er dich bei Entscheidungen.

Im Kern besteht der Event Budget Manager aus drei Ebenen:

1. Dashboard: Überblick über alle Events

2. Event-Detailansicht: tiefere Budgetsteuerung pro Event

3. Globale Verwaltung & Reports: Organisation von Kategorien und Partner inkl. Analyse über das gesamte Event-Portfolio

Dazu kommen intelligente Kategorien-, Dienstleister- und Einnahmen-/Ausgaben-Funktionen sowie die Integration mit Sweap-Events.

2. Dashboard: Alle Events und Budgets auf einen Blick

Das Dashboard ist deine Übersichtsebene, quasi die Kommandozentrale. Eine spezielle Anzeige hebt „Dein nächstes Event“ hervor, damit du dich immer auf das konzentrieren kannst, was als Nächstes wichtig ist.

Du findest in dieser Kachel alle wichtigen Kennzahlen:

• Veranstaltungsdatum

• Zugewiesenes und bereits ausgegebenes Budget

• Gesamtbudget

• Umsatz und Verlust

• Geplante vs. bestätigte Gästeanzahl

Über die Kachel gelangst du direkt in die Event-Details.

Im Dashboard kannst du dir in entsprechenden Reitern eben so anzeigen lassen, welche Events aktuell laufen, welche demnächst anstehen und welche bereits abgeschlossen sind. Aktive und archivierte Events sind klar unterscheidbar – ohne dass Daten verloren gehen. Filterfunktionen helfen dir, gezielt nach bestimmten Events zu suchen (z. B. nach Zeitraum, Event-Typ oder Status).

3. Die erste Event-Erstellung

Mit dem Button "neues Event erstellen" legst du ein neues Event an. Anschließend ergänzt du die Event-Details: Du vergibst einen Event-Namen, wählst den Veranstaltungstyp, legst Start- und Enddatum, die Währung sowie bei Bedarf eine Beschreibung fest. In der Sektion Finanzplanung definierst du das Gesamtbudget und kannst du optional das Tracking von Einnahmen aktivieren. Unter Gäste-Informationen trägst du geplante und bestätigte Gäste ein. Du kannst bereits an dieser stelle Kategorien und Dienstleister für Ausgaben und Einnahmen hinzufügen und bestätigst im Anschluss nur nochmal alle Informationen. Schon kann es mit dem Budgetieren losgehen.

4. Event-Detailansicht: Budgetsteuerung im einzelnen Event

Klickst du auf ein Event, öffnet sich die Detailansicht – hier findet die eigentliche Budgetarbeit statt.

In der Event-Übersicht siehst du:

• Gesamtbudget des Events

• Zugewiesenes Budget & verbleibendes Budget

• Ausgaben

• Kategorien- und Budgetposten

• Dienstleister

• Informationen zu Einnahmen & Umsatz

• Informationen zur Event-Analyse wie z.B. die Pro-Gast-Analyse

• und Steuerübersicht

Mit der Budgetübersicht erkennst du auf einen Blick, welche Bereiche schon stark belastet sind und wie sich das Budget im Projektverlauf entwickelt.

In diesem Bereich siehst du außerdem relevante Kategorien und Budgetposten und Dienstleister inkl. Betrag für dein Event auf einen Blick. Du kannst von dort aus direkt in den Budget Tab einsteigen.

Sollte für das Event das Einnahme-Tracking aktiviert sein, findest du in der Event-Übersicht auch Informationen zu deinen Einnahmen und Umsatz wie Umsatzziel und eingenommenes Budget, Einnahme-Kategorien, -positionen und Partner.

Budget mit Struktur 

Im Budget-Reiter eines Events verwaltest du alle budgetrelevanten Elemente zentral an einem Ort: Kategorien, Budgetposten und Dienstleister. Der Bereich ist so aufgebaut, dass du sowohl den aktuellen Status als auch die Details deiner Budgetplanung jederzeit im Blick hast. 

Klare Gesamtübersicht auf einen Blick:

Ganz oben siehst du eine zusammengefasste Budgetübersicht deines Events: 

• Gesamtbudget 

• Geplantes Budget 

• Bereits ausgegebenes Budget 

• Verbleibendes Budget 

Ergänzt wird diese Übersicht durch eine visuelle Fortschrittsanzeige, die dir zeigt, wie viel deines Budgets bereits verbraucht ist – sowohl als Balken als auch in Prozent. So erkennst du sofort, wo dein Event finanziell steht. 

Inhalte flexibel hinzufügen:

Über einen prominent platzierten „Hinzufügen“-Button kannst du jederzeit neue Elemente anlegen. Dabei hast du die Wahl, ob du eine Kategorie, einen Budgetposten oder einen Dienstleister hinzufügen möchtest. Dabei kannst du zwischen den folgenden Inhalten auswählen:

Budgetstruktur in der Übersicht 

Dein gesamtes Event-Budget wird übersichtlich in Kacheln pro Kategorie dargestellt. 

Innerhalb einer Kategorie kannst du: 

• mehrere Budgetposten anlegen, 

• jedem Budgetposten ein Ausgaben zuweisen, 

• und wiederum Dienstleister mit geplanten oder tatsächlichen Ausgaben hinzufügen. 

Durch diese Struktur siehst du jederzeit, wie viel Budget einer Kategorie insgesamt zur Verfügung steht, wie viel davon bereits verplant oder ausgegeben ist und wo einzelne Kosten entstehen. 

So behältst du dein Event-Budget nicht nur im Blick – du kannst es aktiv steuern. 

Einnahmen: Umsätze klar strukturieren und verfolgen

Neben Übersicht und Budget gibt es im Event einen eigenen Einnahmen-Reiter. Hier planst und verfolgst du alle eventbezogenen Umsätze – genauso strukturiert wie deine Ausgaben.

Auch Einnahmen folgen der bekannten Logik Kategorie → Einnahmeposition → Einnahme inkl. Partner.

So kannst du z. B. eine Kategorie Essen & Getränke anlegen, eine Einnahmeposition Essensverkauf mit geplantem Umsatz definieren und mehrere Partner wie Catering- oder Getränkeservice hinzufügen – inklusive geplanter und bereits erhaltener Beträge.

In der Übersicht siehst du jederzeit, wie deine Einnahmen im Vergleich zu den Planzahlen stehen. So wird transparent, ob Umsätze wie erwartet fließen – und wie sich Kosten und Erlöse zueinander verhalten.

5. Globale Verwaltung & Reports: Vom Einzel-Event zum Portfolio-Management

Ein echter weiterer Mehrwert des Event Budget Managers entsteht, wenn du nicht nur einzelne Events betrachtest, sondern dein gesamtes Event-Portfolio.

Globale Kategorie-Verwaltung

Du kann ein zentrales Kategorie-Verzeichnis für sowohl Ausgaben- als auch Einnahmenkategorien erstellen und findest in der Kategorie-Verwaltung relevante Insights wie beispielsweise:

• Anzahl der Events, in denen eine Kategorie genutzt wird

• Gesamtbudget pro Kategorie über alle Events

• Anzeige meistgenutzter Kategorien

Diese Option hilft dir dabei, den Überblick über Kostentreiber im gesamten Event-Setup zu behalten und kann zum Beispiel aufzeigen, ob sich Maßnahmen wir Rahmenverträge oder Bündelungen mit Dienstleistern lohnen könnten. Du kannst in diesem Bereich natürlich globale neue Kategorien für Ausgaben oder Einnahmen anlegen.

Globale Dienstleister-Verwaltung

Du kannst in der globalen Dienstleister-Verwaltung global Dienstleister hinzufügen und alle Dienstleister findest, die bereits verwendet werden. Du kannst hier folgende Informationen einsehen:

• Verzeichnis aller angelegten Dienstleister

• Verteilung auf Kategorien

• Gesamtausgaben für Dienstleister uvm.

Diese Übersicht soll dir eine Grundlage für strategische Zusammenarbeit, bessere Konditionen und Qualitätssicherung verschaffen.

Globale Partner-Verwaltung

In der globalen Partner-Verwaltung kannst du Partner zentral anlegen und erhältst eine Übersicht über alle Partner, die bereits in deinen Events genutzt werden. Dabei siehst du unter anderem:

• Verzeichnis aller angelegten Partner

• Anzahl Aktiver Partner und Partner-Typen

• Gesamteinnahmen pro Partner und weitere relevante Kennzahlen

Diese Übersicht bildet die Grundlage für eine strategische Zusammenarbeit, bessere Konditionen und eine gezielte Bewertung deiner Partner-Performance.

Globale Berichte & Analysen 

Im Reiter Berichte erhältst du eine zentrale Übersicht über dein gesamtes Event-Portfolio. Hier werden alle relevanten Informationen zu Events, Dienstleistern, Partnern, Kategorien, Budget- und Einnahmeposten zusammengeführt.

Du siehst auf einen Blick:

• Insights zu Budgets und Einnahmen

• Planzahlen vs. Ist-Werte

• die Genauigkeit deiner Budget- und Umsatzplanung

In den Unterreitern kannst du einzelne Bereiche gezielt analysieren und vergleichen – darunter Kategorien, Dienstleister, Budgetposten, Partner und Einnahmeposten. So erkennst du schnell, welche Kosten- oder Umsatztreiber sich über mehrere Events hinweg zeigen.

Zusätzlich kannst du im Bereich Event-Vergleich zwei bis vier Veranstaltungen auswählen und direkt gegenüberstellen. So lassen sich Budgets, Einnahmen und Performance einzelner Events transparent vergleichen und fundierte Entscheidungen für zukünftige Planungen treffen.

6. Vom Zahlenchaos zur strategischen Steuerung

Gutes Budget Management ist die Grundlage für planbare Event-Kosten, fundierte Entscheidungen und einen klaren Blick auf den ROI deiner Event-Strategie. Der Event Budget Manager unterstützt dich genau dabei: Vom schnellen Überblick im Dashboard über die detaillierte Steuerung im einzelnen Event bis hin zu globalen Analysen über dein gesamtes Event-Portfolio. Anstatt nur zu fragen „Was hat das Event gekostet?“, kannst du endlich beantworten: „Wie performen unsere Events finanziell, strategisch und im Vergleich zueinander?“ Du behältst zu jeder Zeit all deine Kosten und Einnahmen strukturiert im Blick.