Manage Gästelisten schneller

Oft hören wir in den ersten Gesprächen mit unseren späteren Kunden, dass eine der zeitintensivsten Tätigkeiten bei der Organisation ihrer Veranstaltungen das manuelle Pflegen von Verteilern ist. Diese Listen aktuell zu halten und dabei stets den Überblick über den aktuellen Status der jeweiligen Gäste im Prozess zu bewahren kostet sehr viel der eigenen Ressourcen. Noch aufwendiger wird es, wenn sich der Verteiler aus mehreren Quellen, wie unterschiedlichen Abteilungen, externen Partnern oder öffentlichen Quellen zusammensetzen. Genau hier schafft ein digitales Verteilermanagement Abhilfe, da es Prozesse automatisiert und Informationen transparent und schnell zugänglich bündelt.

Je nach Veranstaltungsformat unterscheiden sich oftmals auch die Informationen, die du von deinen Gästen benötigst. Je größer die Veranstaltung oder je personalisierter das Angebot, desto mehr willst du idealerweise vor der Veranstaltung wissen. Welche Essenspräferenzen? Wird ein Parkplatz benötigt? Zu welcher Gruppe gehört ein Gast? Soll ein Hotel gebucht werden? Deshalb ist es wichtig, dass dein Gästemanagement möglichst flexibel im Aufbau ist, um bei allen Veranstaltungsformaten eingesetzt werden zu können.

Nicht nur dein Gästemanagement muss flexibel sein. Du musst ebenfalls in der Lage sein, schnell auf die gegebenen Umstände reagieren zu können. Nur wie sehen diese Umstände gerade aus? Schwierig und zeitaufwendig wird es, wenn du dir erst aus mehreren Quellen deine Informationen zusammensuchen musst, oder schlimmer, diese erst gar nicht zugänglich sind. Du brauchst einen Ort, an dem alle deinen Daten zusammenfließen und du auf einen Blick sehen kannst, wie der aktuelle Stand ist. Nur dann kannst du angemessen und schnell reagieren und z.B. bei zu wenigen Anmeldungen einen Reminder verschicken, die passenden Catering in der richtigen Menge bestellen oder entscheiden, die Anmeldung früher oder später als geplant zu schließen.

In die Organisation einer Veranstaltung sind oft mehrerer Personen involviert, zumindest soweit, dass Informationen regelmäßig ausgetauscht werden müssen. Teammitglieder oder Vorgesetzte wollen informiert werden, externe Dienstleister müssen Daten anliefern oder andere Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollen aktiv eingebunden werden und z.B. selbst Gäste einladen. Genau diese Koordination kann zum einen sehr aufwendig werden und birgt dazu immer das Risiko, dass Informationen irgendwo landen, wo sie eigentlich nicht hingehören, weil doch eine Excel-Liste mit Teilnehmerdaten per Mail rumgeschickt wurde. Hier hilft es enorm, wenn man allen Beteiligten einen zielgerichteten Zugang zu den Informationen einräumen kann, durch den diese genau das einsehen können, was sie benötigen.