GĂ€stemanagement
GÀstelisten schnell und simpel.
Importiere einfach deine GĂ€stelisten. Unsere Software kĂŒmmert sich um Duplikate, sorgt fĂŒr AktualitĂ€t und bringt Ordnung in deine Daten.
GĂ€stelistenmanagement fĂŒr Events
Behalte die volle Kontrolle ĂŒber deine Daten
Alle GĂ€stedaten an einem Ort und automatisch synchronisiert mit deinen CRM-Tools fĂŒr ein besseres VerstĂ€ndnis der Wirkung deiner Veranstaltungen.âš
Flexibel, mÀchtig und doch einfach
Schluss mit Excel-Listen
Alle GÀsteinformationen, die du benötigst, an einem Ort, immer aktuell und einfach zu nutzen. GÀstekategorien, -attribute und -tags ermöglichen eine intelligente Segmentierung des Publikums und eine personalisierte Kommunikation.
GĂ€stedaten visualisiert
Essenzielle Erkenntnisse aus GĂ€stedaten
Moderne Dashboards ermöglichen dir, Daten von jedem Event-Format einzusehen - jederzeit. Im Event-Dashboard hast du immer die wichtigsten Einblicke, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Zusammen. Koordiniert. Erfolgreich.
Arbeite als Team
Gebe Usern verschiedene Rollen und Rechte fĂŒr eine nahtlose Zusammenarbeit in Sweap. Die Planung und DurchfĂŒhrung einer Veranstaltung ist keine Einzelleistung - wir haben Sweap so aufgebaut, dass ihr besser zusammenarbeiten könnt.
GĂ€stemanagement mit Sweap
Dank Sweap konnten wir unser Veranstaltungsmanagement revolutionieren. Mit wenigen Klicks erstellen wir Veranstaltungen mit ĂŒber 400 GĂ€sten und haben die Teilnehmerzahlen jederzeit im Ăberblick.
Claudia Viola und Stefanie Kapori Assistenz der GeschĂ€ftsfĂŒhrung, IHK OstwĂŒrttemberg
Tipps & Tricks
4 Schritte zum erfolgreichen
GĂ€stemanagement
1. Effektives Daten-Management betreiben.
Oft hören wir in den ersten GesprĂ€chen mit unseren spĂ€teren Kunden, dass eine der zeitraubendsten TĂ€tigkeiten bei der Organisation ihrer Veranstaltungen das manuelle Pflegen von Verteilern ist. Diese Listen aktuell zu halten und dabei stets den Ăberblick ĂŒber den aktuellen Status der jeweiligen GĂ€ste im Prozess zu bewahren, kostet sehr viel der eigenen Ressourcen. Noch aufwendiger wird es, wenn sich der Verteiler aus mehreren Quellen, wie unterschiedlichen Abteilungen, externen Partnern oder öffentlichen Quellen zusammensetzen. Genau hier schafft ein digitales Verteilermanagement Abhilfe, da es Prozesse automatisiert und Informationen transparent und schnell zugĂ€nglich bĂŒndelt.
2. Hohe FlexibilitĂ€t fĂŒr die verschiedenen Event-Formate
Je nach Veranstaltungsformat unterscheiden sich oftmals auch die Informationen, die du von deinen GĂ€sten benötigst. Je gröĂer die Veranstaltung oder je personalisierter das Angebot, desto mehr willst du idealerweise vor der Veranstaltung wissen. Welche EssensprĂ€ferenzen? Wird ein Parkplatz benötigt? Zu welcher Gruppe gehört ein Gast? Soll ein Hotel gebucht werden? Deshalb ist es wichtig, dass dein GĂ€stemanagement möglichst flexibel im Aufbau ist, um bei allen Veranstaltungsformaten eingesetzt werden zu können.
3. Immer up-to-date bleiben und entsprechend reagieren können.
Nicht nur dein GĂ€stemanagement muss flexibel sein. Du musst ebenfalls in der Lage sein, schnell auf die gegebenen UmstĂ€nde reagieren zu können. Nur wie sehen diese UmstĂ€nde gerade aus? Schwierig und zeitaufwendig wird es, wenn du dir erst aus mehreren Quellen deine Informationen zusammensuchen musst, oder schlimmer, diese erst gar nicht zugĂ€nglich sind. Du brauchst einen Ort, an dem alle deinen Daten zusammenflieĂen und du auf einen Blick sehen kannst, wie der aktuelle Stand ist. Nur dann kannst du angemessen und schnell reagieren und z.B. bei zu wenigen Anmeldungen einen Reminder verschicken, die passenden Catering in der richtigen Menge bestellen oder entscheiden, die Anmeldung frĂŒher oder spĂ€ter als geplant zu schlieĂen.
4. Effektiv zusammenarbeiten, ohne den Datenschutz zu gefÀhrden.
In die Organisation einer Veranstaltung sind oft mehrerer Personen involviert, zumindest soweit, dass Informationen regelmĂ€Ăig ausgetauscht werden mĂŒssen. Teammitglieder oder Vorgesetzte wollen informiert werden, externe Dienstleister mĂŒssen Daten anliefern oder andere Abteilungen bzw. Mitarbeiter sollen aktiv eingebunden werden und z.B. selbst GĂ€ste einladen. Genau diese Koordination kann zum einen sehr aufwendig werden und birgt dazu immer das Risiko, dass Informationen irgendwo landen, wo sie eigentlich nicht hingehören, weil doch eine Excel-Liste mit Teilnehmerdaten per Mail versandt wurde. Hier hilft es enorm, wenn man allen Beteiligten einen zielgerichteten Zugang zu den Informationen einrĂ€umen kann, durch den diese genau das einsehen können, was sie benötigen.
10 Tipps fĂŒr effektives
GĂ€stelisten-Management
1. FrĂŒh starten
Beginne rechtzeitig vor der Veranstaltung mit der Erstellung deiner GĂ€steliste, damit du genĂŒgend Zeit hast, Ănderungen und Aktualisierungen vorzunehmen.
2. Organisiert sein
Erstelle ein System zur Erfassung der GĂ€ste, am besten eine spezielle Software zur Verwaltung der GĂ€steliste.
3. Inklusiv Denken
Denke ĂŒber die demografische Zusammensetzung deiner GĂ€steliste nach und versuche, eine vielfĂ€ltige Gruppe von Menschen einzubeziehen.
4 . RSVP-Verfahren bereit haben
Vergewissere dich, dass die GĂ€ste wissen, wie sie ihre Antwort abgeben können, welche Informationen du von ihnen brauchst und wann die Frist fĂŒr die Abgabe der Antwort ablĂ€uft.
5. Follow-up der GĂ€ste
Bleib mit den GĂ€sten in Kontakt, um sie an die Veranstaltung zu erinnern und um zu ĂŒberprĂŒfen, ob sie immer noch planen, teilzunehmen.
6. Master-Liste fĂŒhren
FĂŒhre eine Liste mit allen GĂ€sten und ihren Kontaktinformationen, damit du leicht mit ihnen kommunizieren kannst.
7. Einladungen rechtzeitig versenden
Verschicke formelle Einladungen an die GĂ€ste, um sicherzustellen, dass sie alle Informationen haben, die sie fĂŒr ihre Teilnahme benötigen.
8. Unerwartete GĂ€ste erwarten
Halte einen Plan fĂŒr den Umgang mit unerwarteten GĂ€sten bereit, um sicherzustellen, dass sie nach Möglichkeit untergebracht werden können.
9. GĂ€steliste regelmĂ€Ăig prĂŒfen
ĂberprĂŒfe die GĂ€steliste regelmĂ€Ăig, um sicherzustellen, dass alle Angaben stimmen und du die richtige Anzahl von GĂ€sten erwartest.
10. Flexibel bleiben
Sei flexibel und sei bereit, die GĂ€steliste bei Bedarf anzupassen.
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