Die OSPA verringert ihre Noï»ż-ï»żShow Rate um 83%
Wie die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) Herausforderungen der individuellen Kommunikation bei EventsÂ ĂŒberwindet.
Die Herausforderung
Die erfolgreiche Umsetzung mehrerer paralleler Veranstaltungen im Rahmen eines hybriden Event-Formats, welches eine personalisierte, individuelle Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen erfordert.
Die Lösung
Die OSPA wusste, dass sie auf eine zuverlĂ€ssige und effiziente Softwarelösung setzen muss, um eine Veranstaltung in diesem Umfang zu meistern. Sweap bot eine personalisierte Kommunikation und eine Multi-Session-Lösung, die es ermöglichte, eine breite Zielgruppe anzusprechen und die Planung und DurchfĂŒhrung der Veranstaltungen zu vereinfachen.
Die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) ist mit ihren ĂŒber 600 Mitarbeitenden eine der erfolgreichsten Sparkassen Deutschlands. Mit mehr als 40 Filialen sowie zusĂ€tzlichen SB-Standorten im GeschĂ€ftsgebiet der Region Rostock garantiert die OSPA eine bestmögliche Betreuung ihrer rund 300.000 Kunden direkt vor Ort â auf www.ospa.de und mit dem Online-Banking auch rund um die Uhr. Als gröĂter Förderer der Region, attraktiver Arbeitgeber und starker Finanzpartner steht die OSPA fĂŒr die Themen Sport, Kultur, Soziales und Ehrenamt sowie Nachhaltigkeit ein.Â
Ein hybrides Event, 3 Tage, ĂŒber 70 Einzelveranstaltungen
FĂŒr Susanne, die engagierte Event-Managerin der OSPA, stand die Planung und DurchfĂŒhrung einer 3-tĂ€gigen hybriden Veranstaltung fĂŒr das Anlegerforum 4.0 bevor. Mit ĂŒber 70 Einzelveranstaltungen war die Koordination von parallelen Sessions und die Kommunikation zwischen den Abteilungen eine komplexe Aufgabe. Die Veranstaltungsziele - Kund*innen Akquise, Partnerbindung und Return on Investment - stellten hohe Anforderungen an das Event-Team und erforderten innovative Lösungen.
Keine Angst mehr vor Ăberbuchungen
In der Vergangenheit hatte die OSPA bei parallelen Events mit begrenzter Teilnehmendenzahl vermehrt mit Ăberbuchungen zu kĂ€mpfen. Die Lösung besteht darin, fĂŒr jeden Veranstaltungstag individuell angelegte Events in Sweap zu erstellen, um einen klaren Ăberblick und einen automatisierten Check-In-Prozess zu ermöglichen. Dadurch wurden Ăberbuchungen vermieden, und die Veranstaltung ĂŒberzeugt durch eine professionelle Erfahrung fĂŒr alle GĂ€ste.
Um Zeit bei der Kommunikation mit GĂ€sten effektiv einzusetzen, war Automatisierung gefragt. Mit dem Sweap Kampagnen-Manager, der die E-Mails automatisiert von der OSPA versendet, verringerte sich die No-Show Rate um 83% und es blieb mehr Zeit fĂŒr die eigentliche Planung. ZusĂ€tzlich ermöglichten personalisierte Tokens in den E-Mails eine individualisierte Kommunikation mit verschiedenen GĂ€stekategorien, was zu einem höheren Engagement der Teilnehmenden fĂŒhrte.
Mit Integrationen zum Erfolg
Die Integration virtueller Aspekte in eine hybride Veranstaltung stellt Event Manager*innen hĂ€ufig vor Herausforderungen. Sweap meistert diese Herausforderung mit seiner Virtual Event Platform. Die Einbindung moderner Technologien, wie einem leistungsstarken Livestream und einem Chat, schafft ein gleichwertiges Erlebnis fĂŒr die insgesamt ĂŒber 300 virtuellen GĂ€ste. Durch die Verwendung von Sweap konnte die OSPA ihre Veranstaltungen erfolgreich optimieren und die Registrierungen fĂŒr das hybride Event des Anlegerforums 4.0 deutlich steigern.
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Die personalisierte Kommunikation und die effiziente Planung der Veranstaltungen haben dazu beigetragen, die Veranstaltungsziele zu erreichen und eine positive Erfahrung fĂŒr die Teilnehmenden zu schaffen. Mit Sweap als Partner konnte die OSPA ihre Sichtbarkeit als vertrauenswĂŒrdiger Finanzpartner stĂ€rken und ihr Engagement in der lokalen Gemeinschaft gezielter nach auĂen tragen.Â
Das Sweap-Team hat stets ein Ohr fĂŒr meine BedĂŒrfnisse und entwickelt sich immer weiter. Man kann das Tool dadurch kreativ einsetzen und findet so die passende Lösung.
Dr. Susanne KrauseTeam Förderung & Events, OSPA Rostock
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Dr. Susanne Krause Team Förderung & Events, OSPA Rostock